Quel Prix pour quel BPO ?

16 juillet 201923 août 2019 Stéphanie Helie

Aujourd’hui une multitude d’acteurs se disputent le marché de l’externalisation de la paie en France. Certains sont des acteurs historiques mais depuis quelques années, nous voyons apparaître des nouveaux entrants.

Les clients associent parfois mode SaaS et Paie facile où l’on clique sur un bouton. Il se trouve que la réalité n’est pas aussi simple.

La paie est-elle plus simple depuis le prélèvement à la source ?

Non au contraire. Le traitement du prélèvement à la source est un contrôle de plus pour le gestionnaire de paie avec le contrôle de l’import d’un taux qu’il ne maîtrise pas puisqu’il s’agit d’une information chargée à partir d’un fichier transmis par les impôts.

Depuis le 1er janvier 2019, la règlementation en matière de paie est beaucoup plus complexe. Les calculs des cotisations sont de plus en plus nombreux et surtout très lourds avec des changements importants de règles. Les contrôles sont plus complexes comme sur le calcul du plafond (avec la notion d’absence), la fusion ARRCO, AGIRC, le traitement des IJSS avec le PAS, …

Pour garantir des contrôles de qualité et nous assurer de la justesse des paies et des cotisations, nous ne pouvons pas uniquement nous appuyer sur le logiciel de paie. Il est impératif d’avoir des outils de contrôles automatisés qui vérifient et délivrent un contrôle de cohérence. C’est pour cela que nous avons mis en place des RPA pour contrôler l’ensemble des cotisations.

Ces reportings automatisés permettent de disposer d’indicateurs, de possibles anomalies de cotisations et doivent rester couplés à l’analyse experte du Gestionnaire de Paie qui validera ou non au final les correctifs à apporter.

Qu’est-ce qu’attendent les clients aujourd’hui lorsqu’ils choisissent d’externaliser leur paie ?

Fiabiliser les paies de l’entreprise puisqu’en externalisant la société attend une prestation réalisée par un expert
Une garantie de résultat de la part du prestataire avec un transfert de responsabilité au prestataire qui fera jouer son assurance en cas d’erreur
Réduction des dépenses au niveau de son logiciel de paie et de sa maintenance, des abonnements aux textes légaux et conventionnels
Réduction de la masse salariale car plus de collaborateur de paie en interne
Du conseil au niveau légal et conventionnel
Du conseil sur les outils de pilotage à mettre en place pour les services RH et Finances
Et pour certains un hébergement des bases en dehors des locaux de l’entreprise.

Les différents acteurs en terme d’externalisation de la paie offrent-il tous le même service ?

Non, l’ensemble des solutions de paie sur le marché sont performantes et le niveau de service est le point différenciateur entre les acteurs.

Beaucoup de prestataires proposent des offres en mode SaaS en laissant penser que l’outil fera tout automatiquement avec une paie presse bouton.

Avant toute chose une solution paie fonctionnera correctement si les phases de mises en œuvre sont correctement effectuées :

Bien comprendre les besoins du client, c’est-à-dire les règles de paie propres à l’entreprise en plus du légal et conventionnel lors d’atelier
Savoir paramétrer, tester, recetter la solution paie et surtout les cas particuliers et complexes qui existent dans toute entreprise
Savoir interfacer la solution paie avec l’environnement SI & RH du client afin qu’ils soient complémentaires

Quels sont les différents niveaux de service en externalisation ?

En général, nous pouvons synthétiser les offres d’externalisation par grand segment :

La paie en mode SaaS associée à un service de maintenance et de support métier
La paie accompagnée sur la base d’une paie en mode SaaS qui permet au client d’externaliser les contrôles
L’externalisation métier de la paie qui permet au client de confier la réalisation de sa paie et de ses déclaratifs
L’externalisation complète qui en plus de la paie permet au client de confier notamment la gestion administrative RH, La Gestion des Anomalies de Temps pour les clients utilisant une GTA,

Conclusion

Aujourd’hui, on peut identifier un bon partenaire sur le marché si celui-ci prend le temps de faire un atelier de conception, réalise des audits techniques/métiers, et surtout si ce partenaire a dans ses équipes :

Un service technique pour piloter les SaaS Editeurs voire assurer lui-même l’hébergement, la maintenance avec les mises à jour des éditeurs, les interfaces avec le SI Client;
Un service projet composé d’experts paie et solutions qui saura traiter les règles de paie propres à l’entreprise en plus du légal et conventionnel ;
Un service de paie composés de Gestionnaires de Paie basés en France qui assure une bonne compréhension de la paie française et un faible turnover salarié.

Un bon prestataire doit pouvoir vous adresser un ou des collaborateurs de paie dédiés (expert métier paie et solution) avec toujours un back-up pour assurer une continuité de service.

Il doit également être souple, s’adapter à la demande du client et proposer des services qui vont de l’infogérance de paie à l’externalisation partielle à totale.