Pourquoi internaliser la paie en 2022 ?
La gestion de la paie concerne absolument toutes les entreprises, autant les plus petites que les plus grandes. Elle représente différents enjeux, et nécessite d’être correctement mise en place car elle impacte la performance de la structure. Elle représente aussi plusieurs avantages et quelques inconvénients : nous vous expliquons tout sur la paie en entreprise, et pourquoi choisir de l’internaliser en 2022.
Les enjeux de la gestion de la paie en entreprise
D’un point de vue réglementaire, il est important de porter son attention sur les enjeux de la gestion de la paie. En apparence, sa gestion est toute simple : il suffirait de calculer les revenus et les émettre aux salariés. Mais la réalité est plus complexe que cela.
Une mise en conformité réglementaire
La paie repose sur des aspects réglementaires qui sont propres à chaque secteur d’activité et à chaque convention collective. Il est important que la paie réponde à certaines conformités, comme les évolutions des taux de cotisation URSSAF, la fluctuation des taux et des bases de la CSG, la défiscalisation des heures supplémentaires, ou encore le prélèvement à la source.
Mettre en conformité la paie est une priorité pour l’entreprise : en cas de manquement, un contrôle de l’URSSAF ou une procédure prud’homale peuvent s’imposer et s’accompagner de redressements importants.
Une sécurisation et fiabilisation des données
Tous les éléments et données de la paie sont absolument confidentiels. Ce sont des informations sensibles : de l’élaboration du bulletin à leur transmission. Lors du processus de paie, le gestionnaire de paie est amené à manipuler ces informations délicates (entre autres : les éléments relatifs à l’entreprise, dès informations sur le salarié – comme son adresse ou son numéro de sécurité sociale -, des coordonnées bancaires et des données concernant la rémunération). La gestion de paie doit impérativement se conformer au RGPD (règlement européen encadrant le traitement et la circulation des données à caractère personnel). Il faut s’y référer afin d’assurer une bonne sécurisation des données de paie.
Les outils digitaux dont nous disposons aujourd’hui permettent la dématérialisation des données, ce qui facilite la tâche aux gestionnaires de paie. Cependant, il est recommandé de ne pas communiquer d’informations relatives à la paie par mail : il vaut mieux privilégier un autre canal nécessitant une authentification internet ou SMS pour une sécurité optimale.
Les différents modes de gestion de la paie en entreprise
Il existe deux principales méthodes pour gérer la paie : déléguer la mission à un prestataire (externaliser), ou internaliser le processus en interne.
L’externalisation
L’externalisation de la paie consiste à déléguer la gestion de la paie à un gestionnaire de paie (prestataire) ou un logiciel de paie. Elle peut être partielle (le prestataire fournira seulement un outil de gestion à l’employeur) ou totale (elle n’est plus du tout gérée en interne).
Il faut noter que l’externalisation de la paie peut entraîner une perte de temps en communication pour l’entreprise, car elle implique des échanges avec le prestataire extérieur.
L’internalisation
L’internalisation de la paie correspond à la gestion de tous les éléments de paie directement au sein de l’entreprise. Cette dernière ne fait alors ni appel à un expert comptable, ni à une structure externe pour n’importe quel aspect de la paie : tout est géré en interne, par une équipe de gestionnaires de paie propre à l’entreprise.
Internaliser la paie : comment faire ?
Selon les besoins de l’entreprise, ses priorités, son budget et sa taille, opter pour l’internalisation de la paie peut être une bonne idée. Il existe plusieurs façons de s’y prendre, les voici.
Avoir recours à un gestionnaire de paie
L’entreprise peut avoir recours à un gestionnaire de paie qui sera responsable du service au sein de l’entreprise. Pour bien le recruter, le recours à un cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de la paie comme Payjob peut être envisagé si la demande est urgente ou qu’il y a une pénurie de candidats, ou encore compte tenu de la technicité de ces profils.
Utiliser des outils
Une façon économique et pratique de gérer la paie est l’utilisation de logiciels et programmes informatiques pour régir et organiser le service de paie de l’entreprise. Il existe des logiciels gratuits, d’autres payants dont le prix varie en fonction des options sélectionnées. Ils peuvent être utilisés par des gestionnaires de paie, ou même directement par le responsable RH.
Internaliser la paie : les avantages et inconvénients
La gestion de paie représente un réel coût pour l’entreprise. L’internaliser présente des avantages et des inconvénients. L’entreprise devra en tenir compte pour faire son choix, et décider si cela sera bénéfique pour son activité ou non.
Les avantages sont multiples
Gérer la paie soi-même, en interne, a son lot de bénéfices :
- Cela permet d’être plus souple et réactif : en gérant soi-même le service de paie, on économise du temps, et on élimine les délais d’attente et de traitement.
- Les données confidentielles de l’entreprise ne sortiront pas de celle-ci : tout sera préservé en interne et géré uniquement par l’entreprise.
- On gagne en autonomie, en étant indépendant et en ayant la main sur la production de paie et les déclarations sociales.
- Cela permet de pouvoir personnaliser la paie, en répondant aux besoins et spécificités de l’entreprise.
- Les compétences sont gardées en interne, ce qui permet à l’entreprise d’évoluer et aussi de garder les emplois.
Les inconvénients
Le principal inconvénient concernant l’internalisation de la paie est le choix du logiciel. Il en existe de différentes sortes et il doit être consciencieusement choisi, afin qu’il réponde à tous les critères et besoins de l’entreprise.
Des coûts supplémentaires pour la maintenance de l’outil informatique sont aussi à prévoir, afin de le maintenir à jour et entièrement fonctionnel.
De plus, il faudra aussi prévoir de former une partie de l’équipe au service de paie, notamment sur les évolutions de la législation et des potentielles évolutions en interne (organisation, structure…).
- Pourquoi internaliser la paie en 2022 ? - 28 septembre 2022
