L’intégration du SIRH et de la paie, la clé d’une bonne gestion de sa paie
La gestion de la paie est un métier à la fois complexe, technique et chronophage. C’est aussi un sujet récurrent de tension dans l’entreprise, du DG au DAF en passant par les ressources humaines à qui on délègue la mission de “résoudre le problème de la paie”.
Quel que soit le mode de gestion, interne ou externe, la paie repose sur la compilation de données issues de l’activité des salariés dans l’entreprise. Plus le traitement de ces données est automatisé, plus elles sont fiables. Le SIRH est donc un élément indispensable à la sécurisation du processus de paie. Le SIRH et la paie cohabitant dans le même système d’information sans partager de référentiel commun, comment s’assurer de l’intégrité de la donnée, de sa création à sa comptabilisation en paie ?
Tour d’horizon des trois alternatives existantes pour bien gérer sa paie.
Le logiciel tout-en-un SIRH et paie
De nouvelles solutions récemment apparues sur le marché proposent des approches intégrées RH et paie. Cette promesse de simplification tente de nombreuses entreprises qui hésitent à ré-internaliser la production de leur paie. Or, il est très difficile de concevoir un outil intégrant les deux besoins. De nombreux éditeurs de paie se sont d’ailleurs essayés à proposer des modules SIRH sans vraiment convaincre. Explications.
Pour réaliser sa paie, le gestionnaire s’appuie sur des événements qui ont eu lieu au cours d’une période écoulée. Il agit a posteriori. Le SIRH, quant à lui, collecte de la donnée en flux continu et sur des événements qui n’ont pas encore eu lieu : on pose des congés dans le futur, on prépare un dossier RH pour une arrivée prochaine, on verse des primes sur le prochain bulletin de paie… Cette gestion asynchrone est difficile à maîtriser au sein d’un même outil.
L’autre raison qui explique pourquoi il est difficile de trouver une solution qui intègre parfaitement les deux outils est liée à l’utilisation qui en est faite. Les portails RH self-service gèrent les données de manière la plus simple et la plus compréhensive possible par les users alors que la paie a besoin d’une donnée qualifiée beaucoup plus fine qui nécessite souvent une ré interprétation métier avant d’être transmise en paie.
Un SIRH et un logiciel de paie indépendants
C’est le cas de figure le plus couramment rencontré dans les entreprises mais qui impose aussi son lot de contraintes. D’abord, cette configuration implique une ou plusieurs ressources internes expertes de la paie, une compétence de plus en plus rare et de plus en plus difficile à recruter. La personne en charge de la paie doit aussi disposer de compétences techniques pour faire communiquer ces deux briques ensemble ou du moins être accompagnée par un expert (prestataire ou DSI de l’entreprise).
Il n’existe en effet pas de logiciel de paie ni de SIRH proposant un niveau élevé d’interopérabilité. Il y a là un enjeu de données “maîtres” et “esclaves”. Quel outil doit primer sur l’autre ? C’est encore bien souvent la paie qui gouverne la donnée pour une simple raison d’antériorité. Les logiciels de paie étant arrivés en premier dans les entreprises, ils ont dominé la gestion de la donnée salariée. Lorsque les logiciels RH sont apparus, ils ont été conçus autour de leur propre écosystème de données, indépendamment de la paie.
Si les logiciels de paie ne proposent que très rarement des modules d’import de données, ce n’est pas le cas des SIRH, qui ont, pour les plus sérieux d’entre eux, développé des formats d’export compatibles avec les principaux logiciels de paie du marché.
Un SIRH et une paie externalisée étendue
L’externalisation de la paie est un mode de gestion de plus en en plus répandu. Il permet de s’affranchir des problématiques de recrutement d’un gestionnaire de paie et du risque élevé d’absentéisme inhérent à ce poste. Le DRH est capable d’assurer, seul, le suivi du prestataire en charge de la paie sans avoir à en maîtriser les arcanes. Toutefois l’enjeu de l’intégration SIRH et paie reste inchangé. La communication entre les deux outils passe soit par l’envoi de fichiers csv soit par la mise à disposition d’une interface de saisie des EVP. Or, ces portails font doublons avec les SIRH existants.
Pour résoudre cette contrainte, certains cabinets de paie incluent l’intégration des données issues du SIRH dans leur prestation. En d’autres termes, les entreprises utilisent le SIRH pour optimiser leur processus de gestion RH sans avoir à se préoccuper de l’envoi des données en paie. Ni fiche navette, ni interface de ressaisie des EVP, c’est le prestataire qui se charge de récupérer les éléments nécessaires à la production de la paie. Cela suppose néanmoins une excellente maîtrise du SIRH.
Que la paie soit gérée en interne ou externalisée, les bénéfices d’un SIRH dans la production de la paie ne sont plus à démontrer. En revanche, aussi bonne que soit la couverture fonctionnelle de l’outil, aussi performant que soit le logiciel de paie, il reste toujours la question de l’intégration que pour l’instant seule l’expertise humaine est capable d’adresser.
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