Les 6 pièges à éviter lors d’un projet Cloud RH

25 octobre 201928 janvier 2020 François Zilbertin Cloud RH, François Zilbertin, HR Path, IT, Path2Success, RGPD, SAP SuccessFactors, SIRH

Les solutions Cloud RH sont de plus en plus nombreuses sur le marché et sont, une fois en place, efficaces et faciles d’utilisation. Mais attention, cela n’est vrai que si le projet a été mené correctement. En effet, ce n’est pas parce que la solution est « smart » qu’elle est forcément « facile » à implémenter.

Pour mener à bien votre projet Cloud RH, voici les 6 pièges à éviter.

1. Vouloir cloner le système actuel

Si vous souhaitez reproduire à l’identique vos configurations actuelles, vous risquez de vous heurter aux limites des outils SaaS en matière de customisation. Les éditeurs ont pensé leurs outils pour qu’ils soient les plus efficients possible, et ont pour cela défini un cadre de configuration basé sur des bonnes pratiques. I sera donc primordial de suivre leurs logiques et d’adopter leurs solutions, plutôt que de les adapter

De plus un projet Cloud RH n’est pas qu’un projet technique, c’est aussi l’occasion de revoir vos process et de simplifier/harmoniser vos pratiques : lors des phases de préprojet et d’audit de l’existant, vous pouvez en profiter pour vous questionner et vous challenger sur l’évolution de vos solutions.

2. Penser qu’avec une méthodologie dite agile, c’est facile

Les projets Cloud sont généralement menés avec des méthodologies agiles, présentées comme facilitatrices et sécurisantes pour la réussite des projets. Mais l’agilité ne dédouane pas des responsabilités, des tâches, des besoins d’anticipation… Cette méthode nécessite que chacun des acteurs du projet puissent avancer sur ses tâches en temps voulu et qu’il respecte un planning très strict. L’avancée du projet repose sur le professionnalisme des intervenants. Cela n’est rendu possible que si chacun d’entre eux fait preuve de rigueur : savoir imposer et suivre un rythme projet soutenu avec une gouvernance claire est la clé pour la réussite de votre projet.

3. Ne pas anticiper l’accompagnement du changement dès le début :

Un projet Cloud avance rapidement. Il faut commencer à aborder une stratégie d’accompagnement au changement en amont du projet, sans attendre sa livraison. Bien que les outils soient « user-friendly » et simples à appréhender, il faut leur « préparer le terrain » afin qu’ils servent le métier dès qu’ils sont opérationnels :

Prévoir des communications tout au long du projet, qui iront crescendo dans le niveau d’informations diffusées aux futurs utilisateurs
Nommer des ambassadeurs en local qui seront les relais pour le déploiement de l’outil et qui seront impliqués sur les phases d’atelier ou de recette.
Informer les membres du Management, qui seront vos premiers sponsors
Etc..

4. Vouloir tout, tout de suite

Les nouveaux outils Cloud sont très séduisants, très innovants. Ils proposent ce qui se fait de mieux en termes de fonctionnalités, d’expérience utilisateur, etc… La tentation est grande de tout changer tout de suite et de les mettre en application partout. Ce qui serait en soit une erreur qui ne prendrait en compte ni la maturité digitale de l’entreprise, ni la capacité des utilisateurs à s’approprier les outils. Il faut y aller petit à petit en fonction du contexte et prendre en compte les résistances au changement. Une solution Cloud, aussi performante soit elle, se construit aussi sur la durée. En d’autres termes, il ne faut pas forcer la chose. La meilleure pratique est de fonctionner par vagues de projet, en fonction des priorités business, des agendas RH, etc. pour répondre à des besoins hiérarchisés.

5. Désaccorder les outils

De nombreux petits outils Cloud dits « best of breed » sont disponibles sur le marché : ce sont des logiciels spécialisés sur un domaine précis et considérés comme les meilleurs de leurs catégories. Mais leur multiplication à outrance dans votre paysage applicatif amène à une architecture SIRH décousue, peu homogène, avec un très important travail d’intégrations à planifier, réaliser, maintenir.

Avec une solution Cloud RH complète, globale, intégrée comme SAP SuccessFactors, vous disposez d’une base de données unique, avec moins d’interfaces à gérer, un reporting consolidé natif, des économies d’échelles et surtout une expérience utilisateur facilitée.

6. Délaisser l’IT

Les outils Cloud sont pensés pour être très accessibles pour le métier. Néanmoins il est primordial de garder l’IT impliqués dans le projet puis dans la maintenance de votre outil. Que ce soit pour des problématiques d’architecture IT générale, d’intégrations avec d’autres outils, de RGPD, de relation avec l’éditeur sur des sujets techniques, etc.. Vous aurez besoin de votre département IT. Il faut donc les inclure dès la phase de choix de l’outil puis tout au long du projet pour vous assurer de leur implication et de leur support quand vous devrez les solliciter.