Les 5 étapes pour réussir la mise en place d’un logiciel SIRH
Vous avez la volonté de gagner du temps sur la gestion des ressources humaines mais la mise en place d’un logiciel SIRH vous paraît complexe et longue ? Vous êtes au bon endroit pour dénicher des conseils à ce sujet et enfin, sauter le pas de la mise en place !
Tout d’abord, vous savez qu’un logiciel SIRH va vous permettre d’automatiser de nombreux processus RH et administratifs comme la gestion des absences et des congés, la gestion des temps, l’élaboration des variables de paie ou encore le pilotage des entretiens annuels individuels (EIA).
Mais, d’un autre côté, de nombreuses questions peuvent se poser sur la mise en place du logiciel : est-ce que le logiciel va correspondre au fonctionnement de l’entreprise à long terme ? Est-ce que les collaborateurs vont adhérer facilement ? Est-ce que le logiciel est facile à configurer ?
Découvrez, dans cet article, la réponse aux questions qui freinent la mise en place d’un logiciel SIRH à travers 5 étapes clés. Après ça, vous n’aurez plus d’excuses pour mettre en place le logiciel SIRH de vos rêves.
1. Définir le périmètre d’action du logiciel SIRH
Dans un premier temps, il est nécessaire, comme dans tout projet, de définir des objectifs. Ici, il faut se demander quels sont les objectifs visés en utilisant un SIRH. Les contours du projet doivent être délimités. Pour cela, vous pouvez réaliser un audit auprès du service RH et des autres services pour connaître les besoins en analysant la situation actuelle de chaque service et leurs problématiques. Cela permettra également de développer l’adhésion des collaborateurs en échangeant avec chacun pour comprendre les freins de chaque service. Ils verront alors la valeur ajoutée du projet.
Suite à cela, vous pourrez définir des priorités dans les processus à automatiser et réfléchir aux fonctionnalités recherchées dans un logiciel SIRH :
- Gérer les absences et congés ?
- Piloter des missions RH : formation, développement des compétences, entretiens professionnels et individuels, recrutement, onboarding ?
- Gérer les temps de travail des collaborateurs et leurs plannings ?
- Gérer les frais professionnels de l’entreprise ?
- Récolter les variables de paie de façon automatisée pour les envoyer vers la paie ?
- Et plus encore selon le logiciel SIRH…
2. Communiquer sur votre projet de mise en place d’un SIRH
Il est important de bien préparer son projet en amont. Tout d’abord, nous vous conseillons de prendre en compte la conduite du changement auprès des parties prenantes de l’entreprise qui vous être amenées à utiliser le logiciel. L’adhésion des collaborateurs est un des facteurs clés de réussite d’une mise en place d’un logiciel SIRH.
Pourquoi ne pas prévoir un plan de communication interne dédié à la mise en place du nouveau logiciel ? En effet, il faut penser à inclure, dans votre gestion de projet SIRH, des actions de communication pour donner des informations régulièrement à l’ensemble des salariés. Cela permettra de développer la compréhension et l’adhésion des collaborateurs au futur logiciel SIRH.
Sachez que la communication est un appui essentiel pour mener à bien chaque étape de la mise en place.
3. Mettre en place une équipe projet SIRH et organiser son planning
Composez l’équipe projet SIRH fait partie des composantes clés de la mise en place. On ne doit pas choisir les membres de cette équipe par hasard. Un.e chef.fe de projet SIRH doit veiller au bon déroulement, communiquer efficacement avec tous les membres de l’équipe et effectuer un reporting régulier après chaque étape de mise en place.
Souvent cette équipe est composée de membres de la direction des ressources humaines, d’un membre de la direction qui valide les décisions prises et gère le budget et d’un membre de la direction des systèmes d’information (DSI). Ce dernier vous permettra d’éviter les freins techniques de certains logiciels SIRH.
En parallèle du projet, les tâches quotidiennes du service RH doivent continuer d’être effectuées. Le mieux est de créer un planning précis avec des réunions dédiés à la mise en place du logiciel SIRH et le tour est joué ! L’intégration d’un logiciel SIRH peut prendre plusieurs semaines voire plusieurs mois. Il est donc essentiel de penser à long terme dans l’organisation du projet et dans les choix concernant le logiciel afin qu’il s’ajuste à la croissance de l’entreprise. Privilégiez un logiciel SIRH évolutif.
4. Définir un budget global
Après avoir défini l’équipe projet, la question du budget global est mise en évidence. Il est nécessaire d’estimer les ressources nécessaires à la mise en place du logiciel SIRH :
- Les coûts de l’abonnement au logiciel SIRH
- L’installation technique
- L’hébergement du logiciel
- L’intégration du logiciel par l’éditeur
- La formation
- Les coûts humains des membres participant au projet
Sans oublier le budget temps qui permet d’estimer le temps nécessaire à la réalisation de ce projet.
5. Choisir un logiciel SIRH adapté
Il ne faut pas forcément choisir le logiciel SIRH le plus connu du marché mais celui qui saura s’adapter à vos attentes et à votre fonctionnement. Le meilleur logiciel SIRH d’une entreprise ne sera pas forcément le meilleur pour une autre. À vous d’en juger en menant votre étude et en comparant les logiciels SIRH.
Pour vous aider dans votre étude, voici les principaux critères à prendre en compte dans votre recherche :
- Accessibilité du logiciel sur plusieurs supports : ordinateur, tablette, téléphone mobile.
- Ergonomie et simplicité de compréhension du logiciel
- Diffusion de la marque employeur pour favoriser votre marketing RH
- Conditions de déploiement du logiciel SIRH
- Proposition de formations adaptées au profil des utilisateurs
- Assistance téléphonique, par mail ou en visioconférence
- Adaptabilité du logiciel à votre secteur d’activité et à vos processus de validation
- Sécurisation des données RH : normes respectées par l’éditeur ?
- Hébergement du logiciel SIRH
- Logiciel évolutif en fonction des besoins clients et des tendances RH
- Couverture fonctionnelle large pour avoir une solution modulable selon votre croissance
- Mises à jour régulières des contraintes réglementaires
C’est à vous maintenant de prendre les devants auprès de votre direction ! Proposez la mise en place d’un logiciel SIRH pour optimiser vos processus RH et administratifs et éviter la charge de travail conséquente avec Excel ou d’autres outils.
Site internet :
https://www.isirh.fr/
Compte Linkedin : https://www.linkedin.com/company/isirh/
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