Identifier et traiter les variables de paie

Avant d’établir les fiches de paie, il est primordial pour le gestionnaire de paie de recueillir les éléments qui jouent un rôle important dans le calcul du montant des salaires perçu par l’employé.

Les éléments de paie

Les éléments qui permettent de produire la paie sont les variables de paie. En entreprise, la gestion des éléments variables de paie est d’une importance capitale. Pour cela, il est nécessaire de connaitre les divers éléments variables de paie, mais aussi les méthodes qui permettent de les recueillir et de les traiter.

Éléments fixes et éléments variables : de quoi parle-t-on ?

Avant de donner la définition des éléments variables de paie, un petit rappel concernant la notion de « paie » s’impose. En dehors du salaire de base, la paie est composée de plusieurs autres éléments.

Certains de ces derniers sont variables tandis que d’autres sont fixes. Parmi les éléments variables qui composent la paie, on peut citer les congés sans solde, les commissions par objectif, les absences, les heures supplémentaires… Quant aux éléments fixes qui composent la paie, il s’agit entre autres du salaire de base, des heures supplémentaires structurelles, des taux de cotisation de la mutuelle par exemple.

Petit rappel à destination des services RH et comptable

Pour fournir aux salariés une rémunération juste tous les mois, il est important que le service comptabilité et le service des ressources humaines (RH) connaissent impérativement chaque élément qui compose la paie.

Par principe, la paie est identique tous les mois, mais certains éléments peuvent modifier le montant d’un mois sur l’autre. Ces éléments représentent ce qu’on appelle « les variables de paie ».

Les éléments variables de paie peuvent donc modifier la rémunération des salariés concernés. On dit dans ce cas qu’ils sont par nature fluctuants. De plus, les variables de paie doivent être intégrées sur le bulletin de paie du salarié dans le but de faire correspondre le salaire net et le salaire brut au travail effectivement accompli.

L’intégration des éléments de paie se fait à l’aide d’un logiciel de paie. Le gestionnaire de paie passe les variables de paie en entrant directement ou non les données dans le logiciel.

Quels sont les divers éléments variables de paie ?

Les éléments variables de paie sont particulièrement nombreux et la plupart peuvent être classifiées par famille. Les différentes familles de variables sont entre autres :

  • les éléments liés à l’activité,
  • les heures,
  • les primes et autres éléments variables.

Il peut également exister d’autres éléments tels que les saisies sur salaire ou encore les avances. Ces éléments doivent tous être recueillis lors de l’ouverture de la paie. Parmi les éléments liés à l’activité, on retrouve notamment tout ce qui concerne les absences des salariés, la maladie, les congés et la RTT (réduction du temps de travail). Les primes et commissions ainsi que les heures supplémentaires représentent les autres éléments des variables de paie.

Les absences

Parmi les absences liées à l’activité du salarié, on peut citer les absences rémunérées et non rémunérées. En effet, le Code du travail prévoit des situations exceptionnelles pendant lesquelles le salarié peut toujours percevoir sa rémunération en cas d’absence. Ceci est notamment le cas lorsqu’il s’agit d’un congé pour évènements familiaux ou encore les RTT.

Ces absences n’ont en effet aucune incidence sur le montant de la rémunération du salarié. Malgré le fait qu’il ne s’agisse pas des éléments variables de paie à proprement parler, ces éléments doivent impérativement être mentionnés sur la fiche de paie.

D’autres absences ont une incidence sur la rémunération brute du salarié. C’est le cas par exemple pour les absences non rémunérées ou les absences pour entrées et les sorties. À noter que ces absences doivent être décomptées selon une méthode imposée par la Cour de Cassation.

Les congés

Selon les dispositions de la convention collective applicable dans l’entreprise, chaque salarié peut avoir cinq semaines de congé par an. Pendant ces congés, le salarié perçoit en principe une indemnité correspondant à la rémunération perçue s’il était en activité. Les congés pris par le salarié n’influencent donc pas sa rémunération à moins que la durée dépasse les cinq semaines autorisées. À noter que si le salarié bénéficie d’une indemnité de congés payés calculée selon la méthode la provision (appelée aussi méthode du 10e ) il peut percevoir une rémunération supérieure en étant en congé plutôt qu’à son poste.

La maladie

Dans le cadre de son travail, le salarié a droit à des arrêts maladie. Dans ce cas, c’est à la Sécurité sociale que revient la charge de verser une indemnité journalière au salarié. En général, cette indemnité correspond à 50 % du salaire de base du salarié. Avant de bénéficier de cette prise en charge, la loi prévoit cependant un délai de carence de trois jours au cours desquels le salarié n’est pas rémunéré.

En plus de la Sécurité sociale, le salarié doit également percevoir un complément de salaire par son employeur. Par exemple, le salarié peut ainsi percevoir une rémunération qui équivaut à 90 % de son salaire brut.

Des exceptions existent notamment pour les salariés qui dépendent du droit local Alsace Moselle, d’autant plus s’ils ont le statut de commis commercial.

Les variables liées aux heures

Ces variables concernent la durée de travail du salarié. Parmi les variables de paie liées aux heures, on peut citer les heures supplémentaires exceptionnelles, les équivalences, les heures majorées comme les heures travaillées de dimanche ou encore les heures complémentaires. Sur le bulletin de paie, ces heures sont majorées ou payées au taux horaire normal mais peuvent ouvrir des droit à des supplémentaires aux salariés.

Les primes

Les primes sont probablement les variables de paie les plus connues. Les primes s’ajoutent au salaire de base et augmentent le salaire net.

Il existe deux grandes familles de primes :

  • Les primes non liées au travail. Ce sont des primes intégrées dans le salaire brut et sans conséquences sur les autres droits sur salarié.
  • Les primes liées au travail. À l’instar des primes non liées au travail, ces primes augmentent la rémunération du salarié. Mais elles ouvrent des droits supplémentaires dans le sens où ces primes sont notamment à intégrer dans le salaire de référence pour le calcul des heures supplémentaires.

Comment recueillir les éléments variables de paie ?

Avant de procéder au traitement de la paie en tant que tel, il est primordial de procéder à la collecte de tous les éléments variables de paie. Il existe plusieurs techniques qui aident à recueillir les éléments variables de paie. Elles peuvent en effet être réalisées :

  • par mail,
  • par téléphone,
  • grâce à un fichier navette Excel,
  • avec un logiciel spécialisé dans la gestion des variables de paie
  • par saisie dans un logiciel de paie.

À cause de la multitude des éléments variables de paie, la collecte peut parfois s’avérer plus ou moins délicate, surtout lorsque les sources de données sont éparpillées à différents endroits. Il est donc important de centraliser les informations disponibles en utilisant par exemple des logiciels de planning du personnel ou des logiciels métiers.

Ne pas faire n’importe quoi avec les variables de paie

Le traitement et la saisie des éléments variables de paie doivent se faire avec précaution. En effet, les données de paie sont des données sensibles dont le traitement doit se faire dans le strict respect du RGPD (règlement général sur la protection des données). Comme c’est le cas pour le recueil des informations, le traitement et la saisie des éléments variables de paie doivent se faire à l’aide des outils spécialisés. Il est important de s’assurer que les salariés soient également formés à l’utilisation de ces outils.

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Anthony Roca

Anthony Roca tient premier blog dédié aux personnes en reconversion vers le métier de gestionnaire de paie la-paie-facile.com. Auteur de nombreux ouvrages sur la paie. Il intervient également en tant que consultant et formateur sur le logiciel de paie Silae.

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