Dématérialisation RH : quels indicateurs clés pour justifier un tel projet ?
La crise sanitaire que nous traversons a mis en évidence les avantages permis par des processus RH dématérialisés. Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises qui n’auraient pas encore franchi le pas cherchent à démarrer un projet de dématérialisation RH. Or, beaucoup se lancent sans avoir défini leurs objectifs et ne savent donc pas vraiment dans quels buts elles souhaitent adopter leurs outils. Résultat : ces derniers sont mal utilisés. Pour que la solution mise en place soit bien exploitée, il est donc indispensable de définir son objectif en amont, mais il est également essentiel de bien piloter cet objectif grâce à des indicateurs clé de succès : les KPIs. Ces derniers, présentés pendant le comité de pilotage, vont permettre de mener des plans d’action pour tendre vers l’objectif fixé. C’est la condition sine qua none pour rendre une masse de data RH intelligible. Ils permettront d’obtenir des informations clés sur le fonctionnement d’une équipe RH et les attentes des collaborateurs, mais aussi des indications pour mener à bien la suite des projets. Si des standards existent en la matière, ils ne seront pas pour autant pertinents pour tous types d’activités et d’objectifs. Zoom sur les principaux KPIs en termes de Digital RH.
Monitorer les coûts
Pour monitorer ses coûts, le nombre de documents RH dématérialisés et envoyés aux collaborateurs et plus particulièrement le nombre de documents RH récurrents distribués par an, sont sans doute les KPIs les plus faciles à calculer. Ils sont par ailleurs très utiles pour démontrer l’intérêt de la digitalisation. En effet, avant même de penser à la transformation digitale de son entreprise, la dématérialisation des RH représente un avantage certain pour le budget. L’ensemble du processus de distribution et d’archivage des documents RH étant complètement automatisés, les RH sont libérés des tâches chronophages. L’organisation bénéficie également d’une baisse des coûts d’impression et d’affranchissement ainsi que d’une meilleure traçabilité des documents. Offrir aux collaborateurs la possibilité de disposer d’un coffre-fort électronique et faire de cet outil un moyen de communication privilégié permettra d’assurer un retour sur investissement important. Il est possible de l’analyser à travers le taux de dématérialisation des documents RH, qui indique la part des collaborateurs d’une organisation ayant souscrit à la digitalisation de ses documents RH. Il faut atteindre un taux de dématérialisation élevé pour ne pas doubler les coûts d’une gestion papier, 90% étant le taux idéal.
Vérifier la pertinence d’une communication
Le KPI le plus courant pour vérifier la pertinence d’une communication est le taux d’ouverture des coffres forts électroniques : cela permet de s’assurer que les collaborateurs ont bien lu les communications en se connectant sur leur espace. De façon moins fréquente, le nombre de collaborateurs qui a effectué clairement un choix vis-à-vis de la dématérialisation est également utilisé. À noter que la loi El Khomri a tout de même diminué le nombre de réfractaires. Pour atteindre un taux d’ouverture important de façon pérenne, il est essentiel de mettre en place un dispositif d’accompagnement au changement. Cela passe par la recherche de sponsors et d’équipes terrain pour sensibiliser les collaborateurs à ce nouveau projet mais aussi par le fait de démontrer à quel point il est important pour les équipes RH de se dégager du temps à faible valeur ajoutée pour se rapprocher des collaborateurs, ou encore à quel point la digitalisation simplifie le quotidien des collaborateurs qui accèdent à l’information n’importe où et n’importe quand. Il peut être par ailleurs pertinent de s’intéresser au taux de clôture et au taux de réouverture des coffres forts afin de comprendre s’il y a un décalage entre la communication et les attentes des collaborateurs, si l’outil leur donne satisfaction et pourquoi.
Fluidifier le travail d’équipe
Recruter de nouveaux collaborateurs, valider un contrat ou un avenant, entériner une décision importante… toutes ces actions ont besoin de l’apposition d’une signature. Or, les allers-retours de documents entre les différents signataires ralentissent le processus alors même que le timing est clé. Pour franchir rapidement cette étape incontournable, il est possible d’opter pour une solution d’e-signature adaptée aux besoins d’agilité et de réactivité du monde des RH et répondant à leurs enjeux de confidentialité et de traçabilité. On va ainsi regarder le nombre de jours passés entre l’envoi d’un document et sa signature. Autre KPI utile : l’analyse du nombre de contrats annulés, renvoyés pour erreur ou expirés. Automatiser et standardiser ses processus permet de gagner un temps précieux et d’économiser de l’argent. L’envoi, la signature et le stockage d’un contrat peut s’effectuer en moins d’une minute. De plus, la traçabilité, la conformité, la sécurité et la disponibilité des documents sont garanties. En moyenne, la productivité RH augmente de 20% et les économies réalisées par contrat sont de l’ordre de 30%.
Assurer la conformité réglementaire
Les équipes RH disposaient auparavant de pièces dédiées au rangement de leurs documents. La digitalisation offre une meilleure sécurité, un gain de temps pour les RH et un système en conformité. Le KPI à utiliser est ici évident : il s’agit du taux de complétion des dossiers salariés. En fonction des processus RH que l’on emploi, il est ainsi possible de vérifier que tous les salariés disposent bien d’un contrat de travail ou d’un permis de travail pour les collaborateurs étrangers, que la carte d’identité et le(s) diplôme(s) sont à disposition dans chaque dossier, ou encore que le nombre de documents arrivants à expiration est bien notifié. Avec la mise en place du RGPD, tout document dispose d’une date de vie au sein de l’entreprise et il est primordial de veiller à ne pas garder les documents au-delà de la date limite. Grâce aux outils de gestion de documents, l’entreprise gagne ainsi en agilité sur ce point. Un bon moyen également d’éviter les erreurs de paiement des cotisations et donc les sanctions lors des contrôles URSSAF.
Optimiser la productivité et monitorer mon activité
Auparavant, les collaborateurs communiquaient avec les RH via l’envoi d’emails, par appels, leur posaient leurs questions à la machine à café ou passaient par leurs managers pour faire leurs demandes. Les équipes RH devaient traiter l’information par courrier, format papier ou directement à l’oral. La digitalisation RH offre une centralisation de l’information pour les collaborateurs qui bénéficient d’un espace privilégié leur permettant de trouver l’ensemble des informations nécessaires à leur vie en entreprise. Grâce au digital on peut savoir si les articles sont lus et, si oui, lesquels sont distribués et de combien est le taux d’ouverture. L’objectif est ainsi de gagner en productivité. Il est possible de faire du traitement de tâches. Plus besoin de traiter l’information ou de la requalifier. Le digital offre un process clair, un formulaire simple et efficace. L’indicateur clé est le gain en équivalent temps plein (ETP) sur des tâches à faible valeur ajoutée pour permettre aux RH de se centrer sur l’humain.
