5 conseils pour réussir son projet d’équipement d’un logiciel de gestion des congés
S’équiper d’un logiciel de gestion des congés est une tâche complexe qui ne peut être menée à bien qu’en tenant compte de certaines logiques stratégiques et techniques. Le marché de ces solutions est par ailleurs très hétérogène et il peut être difficile de s’y retrouver. Voici 5 conseils pour choisir le bon outil et bien débuter son projet. Éléments d’explication avec Aude Rossignol (Product Owner Figgo chez Lucca) et Gabrielle Saint-Dizier (Sales Manager chez Lucca).
1. Le faire pour les bonnes raisons
Les logiciels de gestion des congés peuvent avoir de nombreux avantages : gagner du temps, fluidifier les processus internes, réduire le nombre d’erreurs ou les doubles saisies, etc. Si tels sont les objectifs du projet, celui-ci ne pourra qu’avoir un impact positif sur l’entreprise et ses équipes. Mais si le projet n’est initié que dans un but de réduction des coûts, sans prise en compte de l’impact à long terme sur les processus, il pourrait bien s’avérer contre-productif et ne pas être favorablement accueilli par les collaborateurs de l’entreprise.
2. Prendre en compte les critères réglementaires et techniques
Lors du choix d’une solution, deux principaux types de critères doivent être pris en compte sans que l’un ne prime sur l’autre :
- les critères réglementaires
- les critères techniques.
La gestion des congés est un domaine particulièrement complexe sur le plan de la réglementation. De nombreux secteurs d’activité connaissent des règles spécifiques relatives à l’acquisition des congés, aux RTT et aux congés spéciaux pour mariage ou pour adoption. Il s’agit donc de s’assurer dès la phase de benchmark que les outils envisagés sont compatibles avec votre convention collective et vos potentiels accords d’entreprise.
C’est également dès cette première phase qu’il s’agit de s’assurer que les solutions sont compatibles avec votre environnement informatique. Un logiciel de gestion des congés doit ainsi pouvoir communiquer fluidement avec les logiciels de paie (via des exports à des formats compatibles) et les agendas (via une synchronisation automatique par exemple).
3. Ne pas négliger l’expérience utilisateur
Pour qu’un outil atteigne réellement son objectif d’optimisation des processus de gestion des congés, il doit être compris et maîtrisé par les utilisateurs. C’est une évidence qui n’est pourtant pas toujours prise en compte dans le choix des logiciels.
L’impératif d’ergonomie et de fluidité d’utilisation doit valoir tant pour les administrateurs de l’outil que pour les collaborateurs qui accèderont au suivi de leurs congés. Pour évaluer efficacement l’expérience utilisateur proposée par un logiciel, il est ainsi possible de définir des personae correspondant à ses différents utilisateurs (les personnes chargées de la validation des congés, les administrateurs techniques, les collaborateurs d’autres équipes) et de simuler leurs activités respectives.
4. Consulter les équipes
Le meilleur moyen de faire en sorte que le logiciel convienne aux besoins de l’entreprise et soit facilement approprié par les équipes consiste à les impliquer tout au long du projet.
Des procédures de consultation peuvent donc être menées selon diverses modalités. L’une d’entre elles consiste à créer des groupes tests menés par le DRH et incluant DSI et employés de différents services pour leur faire exprimer leurs besoins ou leur faire tester les diverses solutions envisagées.
5. Prendre le temps d’essayer
C’est seulement en pratiquant les différents outils disponibles sur le marché que l’on peut faire son choix.
N’hésitez donc pas à contacter les éditeurs pour organiser des présentations et des démonstrations aux équipes. C’est une démarche qui peut intervenir tôt dans le projet car elle permet également d’affiner la connaissance de ses besoins et de savoir ce qui est réellement important pour les équipes utilisatrices.
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