4 étapes pour bien choisir son SIRH

Lorsqu’un effectif dépasse les 30 salariés, la mise en place d’un SIRH devient cruciale pour une entreprise. Au moment de s’équiper, certaines sociétés en profitent pour moderniser et automatiser l’ensemble de leurs processus administratifs et optent pour une suite intégrée (aussi appelée ERP). Cependant, ce changement peut parfois bouleverser le fonctionnement de l’entreprise et susciter des résistances de la part des équipes.

Pour éviter ces écueils, des solutions “best of breed” permettent de créer un SIRH à la carte, selon ses besoins, et conséquemment, donnent la possibilité d’acculturer les collaborateurs petit à petit. La question est alors de savoir par quel module commencer pour s’équiper.

Une solution de gestion des congés et absences est particulièrement appropriée comme premier chantier. Outre le gain de temps, c’est surement le module le plus indolore pour l’organisation de l’entreprise mais celui qui aura le plus d’impact sur l’allègement de la pénibilité de la charge des fonctions RH. Aussi faut-il bien le choisir pour y parvenir.

Voici 4 étapes préliminaires à suivre avant de s’équiper d’un ou plusieurs modules SIRH :

1- Monter une équipe projet en interne

L’automatisation de la gestion impacte toute une entreprise : les collaborateurs qui posent leurs congés, les managers qui les valident, les fonctions RH qui les comptabilisent puis les transmettent vers la paie. Il est ici particulièrement judicieux de monter une équipe projet en amont du choix de l’outil pour s’assurer de répondre aux besoins fonctionnels et techniques.

Réunissez un panel d’utilisateurs finaux, en prenant soin de varier leurs profils (collaborateur, manager, administrateur) pour vous accompagner dans ce projet d’équipement. La mise en place d’un SIRH nécessite aussi l’expertise de certains membres du codir dont la direction générale, la direction administrative et financière et la direction des services informatiques. Pensez à les impliquer dès le départ dans vos réflexions. 

2- Mettre à plat ses pratiques actuelles

Avant d’étudier les solutions du marché, il est crucial de faire un point sur ses pratiques actuelles. Détaillez par exemple tout le processus de gestion des congés : de la demande jusqu’à l’export en paie. Demandez à votre équipe projet leur ressenti et identifiez avec eux les points de frictions qui apparaissent (temps de validation trop long, erreurs fréquentes dans les compteurs…).

Vous définirez ainsi vos priorités quant aux fonctionnalités recherchées dans une solution logicielle.

3- Benchmarker les solutions du marché

Les logiciels de gestion de congés sont nombreux sur le marché. Il n’est souvent pas évident de s’y retrouver et de faire le tri entre les offres. Pour vous aider à défricher le terrain, le bouche à oreille reste une valeur sûre. Demandez l’avis de DRH issus d’entreprises de tailles similaires à la vôtre, et questionnez-les sur leur satisfaction générale et la qualité du support client des solutions qu’elles utilisent.

Les plateformes d’avis en ligne, comme Trustpilot par exemple, permettent aussi d’identifier aisément les logiciels qui répondent les mieux aux attentes de leurs utilisateurs.

4- Organiser des sessions de test utilisateurs

Réunissez enfin votre équipe projet et faites-leur tester les solutions préalablement identifiées à l’occasion de démonstrations. Vous observerez ainsi la manière dont chacun manipule le logiciel et pourrez poser directement vos questions aux équipes commerciales pour lever vos doutes.

Des outils existent pour vous aider à mener chacune de ces étapes, retrouvez-les dans le guide pratique Lucca.

Tristan Goguillot
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