Intégration d’un nouveau salarié : l’humain en prime
« On a pas deux fois l’occasion de faire une première impression »… Cette petite phrase de présentation est aussi valable pour l’entreprise qui accueille un nouveau salarié. 10 points-clefs pour ne pas se tromper.
1- Préparer son espace de travail
Oui, ça a l’air un peu facile… Mais offrir, dès son premier jour de travail, un bureau, un ordinateur en fonctionnement, une adresse mail personnalisée et un badge pour accéder au bâtiment, à une nouvelle recrue, c’est lui monter que l’entreprise le trouve important pour son fonctionnement.
2- Expédier la paperasse
Pour que l’employé existe, il faut s’occuper de la « paperasse » : son numéro de sécurité sociale, ses coordonnées bancaires pour la paie, avoir préparé sa déclaration préalable à l’embauche… Des pensums indispensables qui, maintenant, peuvent même être automatisés en partie par des logiciels spécialisés (onboarding program)… Il n’y a pas que dans les aéroports ou les hôtels qu’on peut faciliter l’enregistrement.
3- Présenter les supérieurs hiérarchiques
Prévoir un moment avec ses supérieurs hiérarchiques pour retrouver les lignes directrices de son nouveau poste et la manière dont il va fonctionner, c’est important. Cela permet de se poser et d’éclaircir les questions qui ont eu le temps d’éclore après les entretiens d’embauche.
4- Prévenir l’équipe
Prévenir les autres salariés qu’un nouveau arrive pour renforcer une équipe ou remplacer Clara Durand, c’est important. Cela permet à tous d’être au courant et de se montrer plus bienveillants face à la nouvelle recrue.
5- Présenter l’équipe
Présenter au salarié fraîchement arrivé ses collègues immédiats, mais aussi les principaux managers est essentiel pour qu’il puisse situer chacun et les reconnaître par la suite.
6- Visiter les locaux
Expliquer où se trouve quoi et comment y accéder lui permettra de se sentir un peu moins perdu… Savoir où est le copieur, le bureau du DG et la tisanerie éco-responsable, ça n’a pas la même valeur, mais ce sont tout de même des repères facilitateurs d’intégration.
7- Donner un livret d’entreprise
Le nouvel arrivant ne pourra pas tout intégrer d’un coup… C’est là que le livret d’accueil entre en scène. Il comporte une présentation de l’entreprise, son organisation interne, un plan des locaux, un rappel de la loi et des règles spécifiques à l’entreprise (charte Internet, horaires, congés, restauration, sécurité…). Mais aussi un organigramme et une présentation du comité d’entreprise par exemple. Un outil très utile que le nouveau venu pourra consulter à tête reposée.
Il existe aujourd’hui des plate-formes qui proposent des modèles de livrets personnalisables qui peuvent être utile pour les DRH qui ne disposent pas de gros moyens.
8- Prévoir une période d’intégration
Toutes ces nouvelles informations ne seront pas immédiatement intégrées par le nouveau salarié. Autant le mettre à l’aise en lui indiquant qu’il va avoir un peu de temps pour s’adapter. Une « personne-ressource », un « salarié-référent » peut être désigné au nouveau venu pour qu’il puisse l’aider à bien acquérir les usages de l’entreprise. Certaines grandes entreprises ont même prévu des espaces d’e-learning pour les nouveaux salariés.
9- Donner des clefs par la formation
Selon les postes, une période – courte- de formation peut aussi être proposée. Elle va permettre de se familiariser un peu plus avec un outil informatique personnalisé propre à l’entreprise par exemple.
10- Prévoir un entretien post-intégration
Après quelques jours, ou quelques semaines, il peut être très utile de prévoir un entretien pour faire le point : l’intégration s’est-elle bien passée ? Y a-t-il des points à éclaircir ? Le salarié se sent-il à l’aise ? Bref, un point de situation pour pouvoir encore ajuster le tir si nécessaire. En effet, ce sont les deux premiers jours et les premières semaines qui décident un salarié nouvellement embauché à rester dans l’entreprise ou à partir vers de nouveaux horizons.
Alors, on le voit, c’est un processus d’intégration bien mené qui conduira le talent recruté à rester. De quoi y travailler sérieusement pour gagner un personnel motivé et du temps pour ne pas recommencer un recrutement.
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