RH : 4 choses à faire en décembre

Une liste – non exhaustive – des dossiers à boucler avant Noël.

Décembre est là et il s’agit de boucler les dossiers avant la trêve de Noël. Parmi les « corvées » de fin d’année, il s’agit de conserver les bons documents (et de jeter ceux qui encombrent les dossiers), de jeter un œil sur les évolutions de la réglementation pour les fiches de paie, de remettre à jour les fiches d’évaluation des salariés et de s’assurer qu’on ne va pas se tromper dans la gestion du prélèvement à la source.

 

 

1/ Documents RH : que conserver ?

La première chose est de bien classer et conserver les documents indispensables, du dossier du personnel aux bulletins de paie en passant par les documents concernant les charges sociales. Pour mémoire, selon l’article L3243-4 du code du travail, les bulletin de paie doivent être conservés au moins 5 ans. 5 ans de conservation aussi, mais depuis le départ du salarié de l’entreprise, pour le registre unique du personnel (article R1221-26 du code du travail). C’est toujours 5 ans pour les documents relatifs au contrat de travail (salaires, primes, solde de tout compte, régime de retraite…). Néanmoins, certains préfèreront garder sans limitation de durée les documents relatifs à la fin du contrat de travail. Même durée de 5 ans pour les déclarations d’accident du travail, les observations et mises en demeure de l’inspection du travail. Pour les charges, on descend à 3 ans, tout comme pour les jours de travail (salariés au forfait). La comptabilisation des horaires des autre salariés s’arrête à 1 an.

 

 

2/ Vérification de la réglementation pour les fiches de paie

En vigueur depuis 2017 dans les entreprises de plus de 300 salariés, la dématérialisation des bulletins de paie est actée… sauf demande expresse du salarié pour en obtenir la version papier. Pour les autres entreprises, si on passe à la dématérialisation, il faut en informer le salarié au moins un mois avant la mise en place.

Les choses continuent d’évoluer au niveau des bulletins de paie. Il faut se soumettre à la version simplifiée préconisée par l’État. Le nouveau modèle de fiche de paie classe les mentions relatives au financement du système français de protection sociale : régime de base et régimes complémentaires. Les cotisations salariales et patronales sont regroupées par risque couvert avec des libellés spécifiques. D’autre part, depuis le 1er octobre 2018, la cotisation salariale d’assurance chômage est supprimée. Le taux salarial et la part salarié de la ligne « Assurance chômage » disparaissent. La nouvelle présentation permet de comprendre les montants de cotisations dus par les salariés et les employeurs, en tenant compte des exonérations. Il fait également apparaître le montant total des allègements de cotisations.

 

 

3/ Remise à jour des fiches d’évaluation

La fin d’année est souvent le moment des entretiens annuels avec les salariés. Il peut être bon de revoir la fiche d’évaluation utilisée. Pour reprendre des termes à la mode, on peut lister les savoirs, savoir-faire et savoir-être des employés pour pouvoir les évaluer selon une grille de lecture commune. Cette liste peut être affinée en fonction des spécificités de l’entreprise et revue avec les collaborateurs (ou plutôt un groupe représentatif des différents postes). Ceci peut aider à une meilleure cohésion du personnel… Et être un bon baromètre des richesses de l’entreprise en terme de métiers.

 

 

4/ Prélèvement à la source

Une fois qu’on a vérifié qu’on était prêt à passer au prélèvement à la source, en plus de l’application du taux fourni par l’administration fiscale sur les salaires, on doit faire apparaître cette information sur le bulletin de paie. Selon le ministère du Travail « l’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source devra désormais apparaître sur le bulletin de paie au titre des revenus perçus à compter du 1er janvier 2019. »

Du pain sur la planche en attendant les fêtes, et sûrement bien d’autres sujets à traiter pour l’année 2019 😉

La Rédaction

HR Voice, un Webzine RH dédié à ceux qui veulent comprendre, débattre, répandre, entendre et faire entendre !
L’ambition de HR VOICE est de faire l’actualité RH en ayant comme leitmotiv une ligne éditoriale exigeante et innovante.
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