Comment communiquer clairement avec les employés pendant une période prolongée de travail à distance

Beaucoup d’entre nous ont dû s’habituer à travailler à distance, et la vie quotidienne « normale » a été bouleversée alors que chacun devait jongler entre le travail et les besoins familiaux tels que la garde des enfants. Bien que nous essayions tous de maintenir un semblant d’organisation pour le moment, il n’existe plus vraiment de journée « normale » de travail.

En plus de cela, certaines personnes ont ressenti, à des degrés différents, la pression de ne pas « perdre » leur temps pendant le confinement et de l’utiliser de manière productive. Sans compter le fait que les gens se sont mis à travailler dans leur espace de vie et à vivre dans leur espace de travail. Ce qui s’est traduit par une transformation radicale du burn-out chez les employés et une aggravation de ce problème au cours de cette pandémie. Les individus luttent pour garder la sphère privée et la sphère professionnelle séparées, et courent le risque de ne jamais vraiment déconnecter.

C’est une question fondamentale que les services des ressources humaines doivent examiner et traiter. Cependant, le fossé entre les RH et les employés est plus grand que jamais et doit être comblé, et ce à un moment où il est indispensable de connaître l’état d’esprit de ses employés.

Dans le monde hyper-connecté d’aujourd’hui, la manière dont les entreprises interagissent au quotidien avec les gens est extrêmement importante. Et alors qu’aucune résolution claire n’est en vue pour le travail à distance, la manière dont vous communiquez avec vos employés sera non seulement importante pour leur engagement et leur expérience, mais pourra aussi influencer la manière dont votre entreprise sera gérée dans les mois à venir.

C’est pourquoi nous présentons ci-dessous nos trois principales suggestions sur les mesures que les responsables RH peuvent prendre pour assurer une communication ouverte avec les employés, et maintenir une expérience employé positive ( « EX » ).

  • Du feedback en continu

L’idée clé de l’amélioration de l’EX est de faire en sorte que les employés se sentent entendus. Non seulement cela les aidera à se sentir valorisés mais cela vous permettra aussi de comprendre comment les aider à travailler efficacement depuis chez eux. Mieux encore, cela favorisera la création d’un environnement de communication plus ouvert, dans lequel vous pourrez recueillir facilement des insights plus précis et immédiatement exploitables, aujourd’hui et à l’avenir.

Les enquêtes traditionnelles ne sont pas la solution dans ce contexte. Le sentiment des employés peut changer d’un jour à l’autre, et les feedbacks reçus par les RH à la suite d’une enquête réalisée la semaine dernière peuvent ne pas refléter exactement ce que leurs employés ressentent cette semaine. Non seulement cela rend la majorité des feedbacks inutilisables, mais les salariés reconnaissent également l’incapacité de ces enquêtes à saisir précisément leur sentiment et à favoriser un réel changement, et ne prennent donc pas le temps de dire exactement ce qu’ils ressentent.

Notre recommandation serait de mettre en œuvre une nouvelle méthode de travail « toujours connectée ». À l’heure actuelle, les employés souhaitent entendre leurs dirigeants et veulent savoir que des initiatives mûrement réfléchies sont prises pour les soutenir ainsi que les clients. Pour les dirigeants, cela signifie que c’est avant tout un moment d’écoute.

L’idée clé est de permettre aux employés de donner leur avis et de communiquer leurs idées facilement tout au long de la journée, sans les assaillir de questions. Une approche « toujours connectée » doit donc être brève, composée de seulement deux ou trois questions, dont une question ouverte, et toutes axées sur la manière dont l’entreprise soutient ses employés. Il peut être ensuite extrêmement efficace d’organiser régulièrement des réunions d’équipes virtuelles pour échanger sur les feedbacks reçus. Elles offrent non seulement aux employés une certaine routine et un minimum de cadre lorsqu’ils travaillent à domicile, mais elles montrent aussi que leur ressenti et leurs idées sont appréciés et pris au sérieux.

  • Agissez en fonction des meilleures idées de vos employés

Être à l’écoute de vos employés est un premier pas essentiel vers la création d’un EX exceptionnel. Agir est le deuxième pas, et il est tout aussi important. Vous devez agir sur la base des idées de vos employés pour leur montrer que vous les avez écoutés, que vous comprenez et que vous appréciez ce qu’ils ont à dire. Cela est crucial pour deux raisons. L’action montre à vos employés que la communication fonctionne vraiment dans les deux sens, ce qui leur donne confiance dans le processus. Cela signifie également que vous pouvez identifier tous les problèmes rencontrés par vos employés, y compris les cas de burn-out, et que vous êtes capables de mettre en place les mesures nécessaires pour les aider.

Par exemple, lors des réunions virtuelles, une attention particulière peut être accordée aux « élévations » (idées d’action à mettre en place). Lorsqu’une Élévation est suggérée au cours d’une réunion, sa mise en œuvre peut alors être suivie de manière transparente par tous. Bien que ces Élévations consistent souvent en des ajustements simples et peu techniques, elles peuvent avoir des avantages importants non seulement pour les employés mais aussi pour les clients.

  • Déployer la technologie à votre avantage

Lorsque vous gérez une main-d’œuvre à distance, il est crucial de promouvoir un EX centré sur l’employé et de faire appel à la technologie pour le faire. Le contact virtuel étant le seul moyen de communication, nous devons utiliser la technologie pour nous aider à rendre l’EX encore plus humain, et pas le contraire.

La meilleure façon de vous assurer que vous donnez suite aux idées de vos employés lorsque vous êtes loin d’eux est de mettre en place une culture de collaboration décentralisée ; pour encourager la créativité et l’innovation pendant cette période, vous pourriez par exemple envisager de créer une communauté numérique interne entre les employés en utilisant une plateforme de crowdsourcing. Un tel système permet d’estomper les frontières hiérarchiques en encourageant activement les employés, qui ne sont peut-être en contact régulier qu’avec leur équipe ou leur département respectif, à sortir d’une organisation en silos et à collaborer plus largement. Cela peut servir à combler la distance physique que nous connaissons actuellement, et s’avérer être un puissant moteur de satisfaction et de bonheur pour les employés.

De plus, la mise en place d’une communauté numérique soudée permettrait de prolonger cette communication ouverte et cette dynamique de collaboration interne bien après notre retour au bureau. Et les entreprises qui souhaitent sérieusement maintenir une expérience positive pour leurs employés à long terme devraient considérer cette période de confinement comme une occasion unique de transmettre un précieux héritage, marqué par l’esprit de communauté et la communication, à tous les niveaux de leur organisation.

Estelle Villard

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