Management Visuel : les post-it ont-ils encore de beaux jours devant eux ?

Vous souhaitez faire du micro-management et contrôler les moindres faits et gestes de vos équipes ? Passez votre chemin ! Le management visuel est une méthode fondée sur une logique d’engagement des parties prenantes au projet.

Donner la parole à chacun, faire émerger des idées, créer une cause commune et du sens aux actions par la superposition des objectifs et des résultats : tels sont les bénéfices de cette méthode issue du LEAN management.

L’intégration du management par la visualisation dans une équipe permet à chacun d’avoir de la visibilité sur :

  • la mission dans son ensemble,
  • le challenge à relever (long terme),
  • les succès, les échecs ainsi que leurs causes,
  • les obstacles et comment les surmonter.

 

Qu’est-ce qu’un manager ou leader LEAN ?

D’après la définition de l’Institut LEAN France : “Le manager Lean, développe la zone qu’on lui a confiée en renouant la confiance avec les clients, en développant les compétences techniques des personnes, en cultivant la collaboration et en investissant dans des moyens techniques disponibles et efficaces pour bien faire le travail. C’est un travail de construction qui ne peut se faire seul et qui nécessite l’implication et les idées de tous.”

Cette méthode est souvent accompagnée par la mise en place d’un “tableau de suivi”, affiché à la vue de tous et mis à jour tous les matins par les membres de l’équipe afin de rendre le projet concret. Ce suivi nécessite un espace dédié, communément appelé Obeya dans la méthode LEAN, signifiant « grande salle » en japonais.

Maintenant, prenez du recul. Posez-vous la question : suis-je en train de créer une boussole qui permet à tout le monde de comprendre comment s’engager de manière participative et active dans l’aventure ? Ou, suis-je en train de réduire le travail en une suite d’actions, transcrites en tickets à solder, qui encourage à ne pas lever le nez, ne parler à personne et espérer passer la journée sans encombre ?

Au-delà d’un outil de suivi, le Management Visuel doit être un véritable levier de transformation des comportements qui accentue la collaboration, la communication et l’implication de toute une équipe. Dans la pratique, une équipe responsabilisée et bien outillée trouve rapidement de meilleures solutions qu’un manager seul. Le rôle du manager passe alors de celui qui sait et qui décide à celui qui challenge et conduit au succès, à la manière d’un coach sportif. L’équipe engagée va ainsi devoir créer son propre outil de management visuel adapté à son activité afin de se sentir pleinement investie dans le projet.

De manière générale, un Management Visuel reprend les éléments suivants :

  1. Acteur et Avancement de chaque tâche, à mettre en parallèle avec les objectifs fixés.
  2. Les gaspillages (attentes, corrections, étapes inutiles…) pour être sujet à analyse.
  3. Mise en évidence des alertes quotidiennes et hebdomadaires pour arbitrage.
  4. Les dépendances et interactions entre les tâches.
  5. Les priorités, susceptibles d’évoluer en fonctionnement Agile.

 

Toutefois, un “tableau” de Management Visuel ne suffit pas à créer une émulation des cerveaux autour du projet, encore faut-il en discuter. Pour cela, les stand-up meetings sont indispensables à la dynamique d’utilisation de cette méthode et à sa pérennité.

Quèsaco le stand up meeting ? Comme son nom le laisse entendre, il se pratique debout devant le tableau de Management Visuel, tous les matins et dure environ 15 min.

L’équipe entière décide le matin, lors du stand-up meeting du “qui va faire quoi”. Ce n’est plus le manager qui distribue de manière arbitraire le travail, mais bien chaque membre qui va donner son avis. Si un membre a rencontré des difficultés lors de la réalisation d’une tâche, il pourra partager ses solutions et récolter des avis afin de capitaliser sur les erreurs passées.

 

Les bénéfices ?

Chacun se sent impliqué et met à jour ce qui le concerne dans le tableau, au bénéfice d’un suivi détaillé et de qualité.

Pourquoi un tel dispositif donne de bons résultats ?

  • Cela évite les réorientations de tâches non concertées, les arrêts et reprises intempestifs, source de gaspillages.
  • Cela permet d’identifier rapidement les tâches en retard, les besoins d’entraide, les alertes à donner à un client sur un sujet retardé, le besoin de modifier des délais.
  • Cela permet d’expliquer de manière claire et concise à la Direction l’état d’avancement du projet, les disponibilités et les surcharges.

En bref, un Management Visuel adapté et mis à jour de manière quotidienne se révèle être bien plus qu’un simple outil de suivi : il peut s’avérer être le compagnon idéal dans un objectif de pilotage de projet en mode Agile. Pour cela, il est nécessaire de rappeler que les enjeux et les objectifs doivent être explicitement superposés aux performances, afin de visualiser rapidement et aisément les écarts.

 

Vers une digitalisation du Management Visuel des Performances

Lorsque l’on parle de digitalisation ou même d’Agilité, le post-it semble tout de suite dépassé. Mais alors comment dynamiser votre management visuel tout en laissant l’humain au centre de cette initiative ? Des outils sont depuis peu développés et mis à disposition des entreprises désireuses d’innover autour d’un suivi plus flexible et intuitif, comme par exemple l’application iObeya (contraction de internet et Obeya).

Ce type d’interfaces donne alors naissance à une nouvelle forme de management visuel, dématérialisé et multi-supports, que l’on peut définir par le terme d’Obeya virtuelle. L’Obeya Virtuelle présente alors deux avantages majeurs sur l’Obeya physique et ses post-it :

  • Premièrement, la mise en place d’un tel dispositif permet d’historiser les informations et les indicateurs passés. Toutes les données collectées sur l’avancement et les difficultés rencontrées peuvent alors faire l’objet d’analyses dans une démarche d’amélioration continue.
  • Dans un second temps, un tel dispositif permet d’élargir la zone de partage de l’information et s’adapte donc parfaitement à des projets multi sites. Les équipes, bien qu’éloignées les unes des autres, partagent la même vision du projet en temps réel. Pour cela, il est nécessaire d’ajouter à cette interface un outil de vidéoconférence permettant de saisir et d’interpréter un regard ou un geste… ne minimisons pas la communication non verbale !

 

Un succès assuré ?

Eh bien… oui et non ! La difficulté principale n’est pas de mettre en place un Management Visuel, mais bien de le faire vivre au quotidien. Pour cela, l’idée est de laisser l’équipe choisir sa construction, la technologie utilisée ainsi que les indicateurs à prendre en compte afin de réunir les plus volontaires et les plus réfractaires au sein d’un même espace. Enfin, si vous faites le choix d’un Management Visuel Virtuel, celui-ci ne doit pas se faire au détriment de l’Humain … sous peine d’un désengagement des collaborateurs face à des données non liées entre elles. Dans le but d’améliorer le pilotage des ressources, le manager qui souhaite mettre en place cette pratique doit comprendre son environnement. Chaque personne a sa propre manière de ressentir, de communiquer et d’agir. Il est nécessaire de comprendre les attentes de chacun, les freins et motivations, afin d’adapter l’outil de sorte que l’on évite les conflits d’intérêt.

Heureusement, la technologie permet également de limiter ce genre de dérives : opter pour un SmartBoard permet de dynamiser les Daily meeting en étant source d’interactions. En effet, bien qu’étant un support numérique, simuler le geste d’écriture et déplacer les tâches de manière tactile sur un SmartBoard se révèle être l’option idéale entre le monde du Post-it et celui du Digital. Des tablettes pourront également être mises à disposition des collaborateurs excentrés du site afin de dynamiser les vidéoconférences.

La quête de sens s’est généralisée au sein de l’entreprise, toutes générations confondues. Pour les plus volontaires, votre mission sera de les écouter et leur donner de l’autonomie et votre confiance ! Pour les plus réfractaires, il faudra comprendre ses freins, ses peurs, ses motivations et créer des leviers d’engagement pour cette méthode.

A vous de jouer !

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