Gestion de flotte automobile : Quel est le rôle des RH ?
Quand on parle de flotte d’entreprise on pense spontanément aux gestionnaires de flotte, aux modèles de voitures à prioriser, aux coûts, mais rarement aux RH.
Pourtant l’encadrement juridique et social, les conditions d’utilisation jusqu’aux choix des voitures sont des tâches qui incombent aux ressources humaines, tant dans les petites et moyennes structures que dans les plus grandes.
Les RH : un rôle stratégique dans le choix de la flotte auto
Une flotte de véhicules, flotte automobile ou flotte d’entreprise regroupe l’ensemble des moyens de transports d’une entreprise : vélos, trottinettes, voitures, véhicules utilitaires poids lourds…
Les enjeux d’une bonne Car Policy
Le choix des modes de transport ainsi mis à disposition des collaborateurs tout comme les conditions d’utilisation doivent faire l’objet d’une règlementation interne dans l’entreprise : la car policy ou politique automobile. Il revient au service des ressources humaines d’en définir la stratégie et la politique de l’entreprise et de mettre ces informations à disposition de l’ensemble des salariés. Ce document n’est pas obligatoire mais fortement recommandé pour la gestion des flottes de plus de 50 véhicules.
Que contient une car policy ?
Ce document qui doit être adapté aux besoins de mobilité et aux habitudes de déplacement des salariés doit définir :
- la sélection des véhicules selon les besoins par métier.
- l’ensemble des bonnes pratiques de conduite, et une sensibilisations aux responsabilités des collaborateurs comme de l’employeur. En effet depuis 2017 l’entreprise à l’obligation de dénoncer un collaborateur ayant commis une infraction au code de la route.
- les conditions d’utilisation personnelle des véhicules : zone géographique, conducteurs, kilométrages.
- la politique de remboursement des frais de déplacement ou les conditions d’attribution de cartes carburant…
Quelle différence avec le plan de mobilité employeur (PDMe) ?
La loi LOM a rendu obligatoire l’élaboration d’un plan de mobilité employeur pour les entreprises employant plus de 50 collaborateurs sur un même site. Si l’objectif de la Car Policy est de définir les règles d’attribution et d’utilisation des véhicules, le PDMe définit des actions en vue de rationaliser les déplacements engendrés par l’activité d’une société : trajets domicile/travail, déplacements professionnels, rendez-vous partenaires, livraisons de marchandises. Il peut s’agir de covoiturage, des transports en commun, des modes de transport alternatifs, de la création d’une flotte partagée ou encore la mise en place de bornes de recharge pour les voitures électriques. En entreprise, la Car Policy et le PDMe sont deux documents complémentaires autour des questions de mobilité.
La flotte d’entreprise : un élément clé de la marque employeur
Au-delà des aspects administratifs et juridiques, la stratégie concernant la mise en place de la flotte auto d’une entreprise est une place importante dans la stratégie de marque employeur pilotée par les RH.
Voiture de fonction ou voiture de société, que choisir pour les collaborateurs ?
En premier lieu, il est important de définir la nature de la flotte de véhicule que l’entreprise met à la disposition de ses salariés et d’en mesurer les impacts, sur l’image de marque, mais aussi sur la motivation des salariés.
Quelle est la différence entre voiture de fonction et voiture de société ?
La voiture de société est un véhicule d’entreprise mis à disposition des salariés pour accomplir leur mission. Il peut être partagé au sein d’un service ou individuel. Il est exclusivement dédié aux déplacements professionnels.
A l’inverse une voiture de fonction est un véhicule attribué à un salarié. Les frais d’entretien, d’assurance et de carburant sont pris en charge par l’entreprise. Il peut selon les accords définis dans la car policy être utilisé à titre personnel (le week-end par exemple). Il s’agit alors d’un avantage en nature et devra figurer dans les déclarations fiscales du salarié. L’octroi du véhicule de fonction devra être obligatoirement définit dans le contrat de travail du salarié et ne pourra lui être retiré sans son accord.
Bien choisir ses véhicules de fonction pour attirer les candidats
Dans la mesure ou la voiture de fonction fait partie du package de rémunération d’un salarié il est important de porter une attention particulière au choix du véhicule proposé.
La gamme de voiture mise à disposition peut en effet être un atout dans votre recrutement et un facteur de rétention pour les salariés.
La flotte d’entreprise devient un élément de la marque employeur
Quelle image souhaitez-vous donner de votre entreprise ? Souhaitez-vous privilégier une image haut de gamme ? souhaitez -vous apposer une publicité sur vos véhicules ?
Il est important d’ajuster le type de véhicule non seulement à leur fonctionnalité (utilitaire, berline…) mais également à l’image de la société et les valeurs qu’elle souhaite mettre en avant. La flotte auto doit s’intégrer dans la politique RSE mise en place et la promouvoir : souhaitez-vous promouvoir des modes de transports plus écologiques, privilégier les voitures électriques ? Souhaitez vous limiter les déplacements en voiture et promouvoir les transports en commun ? Ces éléments ont un impact direct sur le choix des véhicules de votre flotte auto.
En résumé
- Contrairement aux idées préconçues les RH sont directement impliquées dans le choix et la gestion des flottes auto.
- La stratégie de flotte auto descend directement des politiques RSE, Car Policy ou PDMe mises en place par les RH.
- Les voitures de fonction font partie intégrante du contrat de travail, et peuvent devenir un levier de recrutement important.
- Les RH ont un rôle déterminant dans la diffusion de l’information concernant les usages, les règles et les responsabilités des collaborateurs.
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