Comment faciliter le travail à distance des comptables ?

La crise sanitaire a bousculé le quotidien des salariés. Les comptables sont particulièrement exposés, aussi bien en entreprise qu’en cabinet. La gestion comptable et financière était encore récemment très « papier ». En tant que DRH, comment accompagner cette fonction centrale de l’entreprise, s’assurer que les équipes restent engagées et que l’activité suive ? Toutes les réponses dans notre article.

De nouvelles méthodes de management

Définir des objectifs clairs

De façon générale mais encore plus en temps de télétravail généralisé, les salariés doivent avoir des objectifs clairs. Ces objectifs leur permettront d’organiser leur temps de travail. Définis conjointement avec le manager – éventuellement appuyé du responsable RH – les objectifs peuvent être suivis hebdomadairement ou mensuellement, en fonction du niveau d’autonomie de chacun de vos collaborateurs. 

Comment fixer des objectifs ? En utilisant le moyen mémo-technique SMART. Ce sont les initiales des caractéristiques que doivent avoir les objectifs que vous fixez avec vos salariés. Idéalement, ces objectifs doivent être Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Ainsi, vos comptables garderont une structure dans l’organisation de leurs tâches et les points de suivi seront cadrés.

Garder le lien avec l’équipe

D’un point de vue relationnel, la mise en place du télétravail « forcé » fait basculer le quotidien des salariés. Habitués à la routine de bureau (petits-déjeuners en équipe, réunions, pauses café…), le travail à distance a mis à mal tous les petits moments de convivialité qui rythmaient les journées de travail.

Comment garder le lien ? Rien ne remplacera les échanges physiques mais vous pouvez utiliser les outils dont vous disposez (Zoom, Skype, Teams, Slack…) pour instaurer des cafés virtuels chaque matin. Vous pouvez également organiser des points d’équipe plus régulièrement qu’à l’accoutumée : 15 minutes tous les matins par exemple, peuvent permettre de conserver ce lien.

Monitorer avec bienveillance

Lorsque l’on travaille à distance, l’information « informelle » peut vite se perdre. Pour y faire face, faites comprendre à vos équipes que, pour que ça fonctionne, vous devez travailler en confiance. Expliquez-leur que les reportings sont essentiels pour s’assurer que l’activité est maîtrisée. 

L’idée n’est pas de les surveiller mais au contraire de les aider au quotidien et de s’assurer qu’ils ont tous les moyens (techniques, humains) pour atteindre leurs objectifs et travailler dans de bonnes conditions.

Faites le nécessaire pour que les accès aux applications et aux serveurs partagés ainsi que la connexion au VPN se fassent sans accroc. Vos salariés vous remercieront pour avoir mis à leur disposition des outils qui fonctionnent.

La boîte à outils des comptables en télétravail

La collecte des documents financiers

La collecte des factures, des notes de frais ou encore des reçus bancaires est une tâche importante et récurrente dans le quotidien des comptables. Pour que les documents soient traités en temps et en heure, assurez-vous d’avoir un outil adapté et facile d’utilisation. 

Certains logiciels sont équipés d’une technologie d’extraction et traitement des informations par OCR et intelligence artificielle. Cette fonctionnalité permet de reconnaître la nature et les informations clés d’un document à partir d’une photo. Le collaborateur prend par exemple en photo sa note de frais, qui est traitée automatiquement par le système. Cela permet de réduire les délais de traitement et de supprimer les erreurs de saisie.

Les moyens de paiement virtuels

Le suivi des paiements est clé dans la gestion comptable et financière des entreprises. Les paiements peuvent se faire par note de frais, comme vu précédemment : le salarié paye à l’avance et se fait ensuite rembourser par son entreprise. La carte professionnelle ou affaire permet de ne pas avancer d’argent mais ne permet pas à l’entreprise de suivre les transactions en temps réel.

Pour pallier ce dysfonctionnement, il existe des moyens de paiement reliés à une plateforme. L’entreprise peut mettre à disposition de ses salariés une carte bancaire virtuelle. Le paiement est sécurisé (un nouveau code est généré à chaque transaction) et les justificatifs peuvent être directement téléchargés sur le plateforme. Pour la fonction comptable, c’est une aubaine : gestion simplifiée et suivi en temps réel !

Le suivi de la facturation

La facturation est un enjeu majeur pour les équipes financières et les cabinets d’expertise comptable. Il existe des logiciels capables d’importer les factures numérisées : pas de saisie manuelle ni de rapprochement d’écriture comptable à réaliser. Certains proposent même de récupérer automatiquement vos factures d’achat via des connecteurs. 

Ils sont dotés d’interfaces avec des outils de stockage de documents (Dropbox) ou de paiement sécurisé (PayPal) qui récupèrent vos factures automatiquement, toutes les 24h. Ainsi, pas de risque d’oublis et beaucoup de temps gagné. Le petit plus : vous pouvez transmettre vos factures à votre expert-comptable en temps réel.

Pour conclure, la mise en place du télétravail a fortement impacté la culture des entreprises. Et les changements de culture d’entreprise prennent du temps. Pour s’assurer que la l’activité suive durant ce laps de temps, les outils ont un vrai rôle à jouer. Tout l’enjeu des responsables RH sera ensuite d’écouter, d’accompagner et de soutenir la population comptable, sans laquelle l’entreprise ne peut pas fonctionner. Autant s’y mettre dès maintenant car l’automatisation et la digitalisation des fonctions de l’entreprise ne fait que commencer.

Pauline Chapel
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Pauline Chapel

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