Prélèvement à la source : quid de la gestion des situations particulières ?
Plus aucune entrave ne semble se profiler, la mise en application du Prélèvement à la Source (PAS) aura bien lieu le 1er janvier prochain… Mais, si la mécanique de base semble bien huilée, les entreprises ont-elles anticipé les situations ” hors champ ” et comment vont-elles les gérer ? mc2i Groupe, cabinet de conseil indépendant en transformation numérique, propose son éclairage.
De nombreux bouleversements peuvent intervenir dans une vie : mariages, naissances (environ 800 000 enfants naissent par an) mais aussi divorces ou décès… Chaque année, 1,2 million de foyers français changent de statut personnel. Côté vie professionnelle, 30 % des contribuables déplorent une baisse de revenus d’une année sur l’autre et doivent s’acquitter d’un impôt qui ne correspond plus à leur revenu… Sans oublier les ” cas particuliers ” tels que les expatriés toujours plus nombreux en France (en moyenne +2,2% par an (3)). Autant de situations qui ont un impact sur le statut imposable et qui risquent de gripper la machine en place.
Prélévement à la source : quelle gestion pour ces situations?
Aujourd’hui, l’impôt sur le revenu est, en principe, payé l’année suivant celle de la perception des revenus. Le prélèvement à la source va, lui, permettre de rendre le paiement de l’impôt concomitant à la perception des revenus (c’est aussi ce qui le différencie de la simple mensualisation de l’impôt) et permettra d’éviter tout décalage d’un an ; le tout en s’ajustant aux bouleversements que le contribuable peut connaître tout au long de sa vie professionnelle comme personnelle. Mais, pour ce faire, il faudra malgré tout que le contribuable se connecte sur son espace “Gérer mon prélèvement à la source” sur le site des impôts et annonce son changement de situation. En résultera un nouveau calcul de son taux pour réajuster le prélèvement qui sera effectif sans attendre l’avis d’imposition 2019.
Si l’on prend l’exemple d’une baisse de revenu, en pratique, la demande de révision du taux de prélèvement en cours d’année se fait simplement sur le site des impôts. Mais deux conditions doivent être remplies pour prétendre à ce recalcule.
- une variation de 10% du prélèvement à la source dont la personne serait redevable en l’absence de modulation ;
- que cette variation représente un montant supérieur à 200€ / an du montant du prélèvement à la source.
Le nouveau taux sera applicable le 3e mois suivant la déclaration (à noter : ce délai est quasiment le même pour toutes les demandes de changement. À titre d’exemple : Monsieur X déclare son mariage le 15 Novembre. Il est enregistré auprès de la DGFIP quelques jours après et envoyé à l’employeur autour du 15 décembre. Ce changement ne pourra être pris en compte que sur la paie de janvier pour la majorité des entreprises (puisque les contrôles de paie se font à ce moment-là)).
Aujourd’hui, même lorsqu’on a une situation stable, le paiement de l’impôt est irrégulier. Il est réglé sur dix mois de janvier à octobre en cas de mensualisation ou par tiers provisionnel en février et mai avec un solde en septembre rappelle Benoit Capitant, Directeur Associé chez mc²i Groupe, en charge de l’offre de conseil en SIRH précisant ” Demain, l’impôt sera perçu en même temps que les revenus correspondants. Pour les salariés ou les retraités qui perçoivent un revenu chaque mois, l’impôt sera dorénavant étalé sur 12 mois et il s’adaptera immédiatement et automatiquement au montant des revenus perçus .
Que se passe-t-il pour les entreprises?
Mariage, décès ou changement de revenu… Pour tous ces cas, pas d’impact direct pour les entreprises qui fonctionneront comme pour les situations ” stables “. La charge de signaler les changements reviendra aux contribuables. En revanche, pour les expatriés, les salariés mobiles ou encore les personnes en multi-contrats, par exemple, c’est une autre histoire.
Gestion des expatriés
Tout va dépendre de l’adresse fiscale de référence. Si les salariés sont domiciliés fiscalement en France, alors le PAS doit être appliqué normalement. Mais alors comment s’assurer de la véracité des adresses déclarées ? Quelques pistes peuvent-être suivies. Certaines entreprises ont notamment fait le choix de responsabiliser les salariés concernés en leur demandant de confirmer leur domiciliation fiscale via leur module de ” self-service “.
Pour d’autres, il s’agit simplement pour les gestionnaires de paie de cocher l’information ” domiciliation fiscale en France ” sur la base des déclarations des salariés. Quelle que soit la méthode utilisée, mc2i Groupe conseille de lancer impérativement une campagne de fiabilisation des adresses fiscales “Il est bon de noter que si la DGFIP transmet un taux pour une personne pourtant domiciliée fiscalement à l’étranger, l’entreprise n’est pas tenue de prélever le salarié en question” énonce Benoit Capitant, Directeur Associé chez mc²i Groupe, en charge de l’offre de conseil en SIRH précisant ” Au quotidien la vigilance reste de mise pour les expatriés. En effet les taux perçus n’étant applicables que deux mois, il faudra s’assurer de ne pas déclencher de prélèvement à la source en cas de départ en expatriation pour éviter la double imposition “. Et en effet, les régularisations peuvent être nombreuses en paie, notamment lorsque les informations n’arrivent pas au bon moment.
Gestion des salariés mobiles ou encore des multi-contrats
Ces deux types de profils de salariés vont faire l’objet d’un traitement spécifique dans le cadre de la mise en œuvre du PAS. Les enjeux techniques derrière sont pointus, car ils résultent notamment de l’estimation correcte de l’assiette du prélèvement à la source, de la justesse du taux à appliquer…
En effet, pour une personne ayant, par exemple, deux contrats (avec une répartition de 50% sur chaque et de 1000€ brut). Le calcul du taux doit semble-t-il prendre en compte les deux contrats pour un calcul unifié du taux et non pas les deux contrats séparément qui pourrait amener à calculer des taux plus faibles à tort, voir un taux à 0 car les montants, pris séparément, sont bas. Ce n’est pas natif dans les applications, les dossiers de paie étant bien séparés généralement tels deux dossiers.
Les quelques cas soulevés ici ne sont que le reflet de questions qui sont, ou vont être, posées dans les mois qui suivront la mise en application du PAS. En effet, des nombreux doutes subsistent encore et ce, sur plusieurs thématiques telles que :
- la soumission au prélèvement à la source des IJSS (Indemnités Journalières de Sécurité Sociale) subrogées,
- le traitement de la participation aux bénéfices,
- la complexification du prélèvement des saisies / pensions alimentaires…
Qu’en est-il côté confidentialité ?
Comment gérer la confidentialité auprès des gestionnaires de paie et des RH ? Comment transmettre à un service comptable les informations relatives au prélèvement à la source, sans remettre en cause les principes de confidentialité ? Faut-il transmettre / afficher aux salariés leur taux de prélèvement à la source ?… De nombreuses questions auxquelles mc2i Groupe, à travers son accompagnement auprès de ses clients, s’est trouvé confronté.
À la première question, la préconisation de mc2i Groupe est la signature d’un accord de confidentialité ou la mise en place d’une charte pour les équipes concernées. Il est également possible, indique le cabinet, d’opter pour la mise à disposition des RH d’un bulletin de paie sur lequel n’apparait pas le prélèvement à la source (taux et montant…). Cette information n’étant finalement pas nécessaire à tous les services. Enfin, rendre impossible la modification d’un taux par un gestionnaire de paie reste une option stratégique qui permettrait d’éviter toute erreur.
Concernant la transmission sans remise en cause des principes de confidentialité, mc2i Groupe a une position bien claire : ne jamais transmettre le taux mais uniquement le montant du PAS. Ainsi, pas de problématique de confidentialité.
Enfin, si certaines entreprises ont pris le parti de transmettre à leurs salariés les taux de prélèvement à la source par courrier pour éviter les ” fuites numériques potentielles “… d’autres ont fait le pari de l’affichage via un module de ” self-service ” pour que chacun puisse y avoir accès. Mais ” de manière générale nous déconseillons de communiquer sur les taux car, en rendant l’information accessible directement par l’entreprise, la frontière devient vite floue entre l’employeur et l’administration fiscale. Cela pourrait amener les salariés à considérer l’entreprise comme seule gérante de cette nouvelle méthode d’imposition ” souligne Benoit Capitant.
Quelle que soit la méthode choisie, une étape en amont reste essentielle : la préfiguration
Pour rappel, cette étape permet d’afficher sur le bulletin de paie des salariés le montant de l’impôt qui leur serait prélevé à la source. Cette simulation est actuellement réalisable, depuis octobre jusqu’à décembre de cette année, sur la base des taux envoyés par l’administration fiscale via les CRM financiers.
- ” Pour ou contre ” ? Chacun ses arguments
Il ne s’agit en aucun cas d’une obligation pour les entreprises, mais mc²i Groupe encourage les entreprises à réaliser cette phase importante qui fait partie intégrante de la conduite du changement pour sensibiliser au plus tôt les salariés.
Qu’en est-il des réfractaires ? Pour certains, il s’agit de ne pas venir « affaiblir » l’effet positif des primes de fin d’année sur les bulletins de paie des salariés, d’autres ne s’estiment tout simplement pas prêts à le mettre en œuvre tant que les questions de confidentialité relatives au taux de prélèvement ne seront pas résolues à 100%. Certaines entreprises ont d’ailleurs dû décaler leur phase de préfiguration à novembre, dans l’attente de correctifs éditeurs portant notamment sur les rôles et habilitations.
À propos de mc²i Groupe
Cabinet de conseil indépendant créé en 1989, mc²i Groupe conseille et accompagne les grands groupes privés et les administrations dans les enjeux de la transformation numérique, autour de ses deux axes principaux : « l’alignement du Système d’Information sur la stratégie de l’entreprise et l’adaptation des Organisations aux nouveaux modes de travail ».
L’offre de mc²i Groupe se répartit autour de 7 expertises sectorielles (Banque – Finance ; Assurance ; Énergie – Utilities ; Transport ; Public – Santé ; Commerce – Distribution ; Médias – Telecom), 5 expertises Corporate (Ressources Humaines ; Gestion ; Marketing – Communication ; Relation Clients ; Systèmes d’Information), complétées par des expertises technologiques et méthodologiques (Data & Analytics ; IoT Objets connectés ; Services Mobiles ; Transformation Agile ; Conduite du changement). mc²i Groupe s’appuie sur plus de 700 consultants et peut s’enorgueillir de nombreuses et prestigieuses références couvrant tous les secteurs d’activité. mc²i Groupe est présent à Paris, Lyon, Lille, Nantes, Londres et Bruxelles.
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