Les salariés et la dématérialisation RH

Althéa, cabinet de conseil notamment spécialisé dans le conseil RH et SIRH, annonce aujourd’hui, en partenariat avec Docaposte, PeopleDoc et Primobox, les résultats d’un sondage réalisé par OpinionWay auprès des salariés français sur le sujet de la dématérialisation des procédures administratives RH.

« Ce sondage nous a permis de dresser un état des lieux des connaissances, de l’accès et des attentes des salariés français en matière de digitalisation des procédures administratives RH dans l’entrepriseLe bulletin de paie étant généralement la première étape des stratégies de dématérialisation RH, nous avons également fait un focus sur ce type de solution. C’est un excellent indicateur de modernisation de la fonction RH des entreprises. »

David Gordon, Senior Manager chez Althéa

Principaux enseignements :

  • Le bulletin de paie électronique ne concerne encore qu’un salarié français sur cinq, mais la tendance est à la hausse. Dans les grandes entreprises, 28% des salariés reçoivent ainsi aujourd’hui leur bulletin de paie au format électronique, contre 15% [1] en 2015, soit une augmentation de +87% en 3 ans.
  • La dématérialisation des procédures administratives RH bénéficie d’une bonne notoriété auprès des salariés français, qui considèrent par ailleurs que l’évolution est inéluctable.Toutefois, seul un faible pourcentage d’entre eux en bénéficie aujourd’hui.
  • Les salariés qui ont accès à des solutions de dématérialisation des procédures administratives RH s’en déclarent largement satisfaits.
  • Le développement des solutions de dématérialisation doit se frayer un chemin dans un environnement réfractaire au changement et sur fond de cybersécurité. Elles peuvent toutefois s’appuyer sur des leviers de respect de l’environnement et de gestion à distance.

La dématérialisation des procédures administratives RH est connue des salariés français et promue, selon eux, à un bel avenir

A la question « Avez-vous déjà entendu parler de la dématérialisation des procédures administratives RH ? », 58% des salariés français ont répondu par l’affirmative, dont 26% qui affirment savoir exactement de quoi il s’agit. Les résultats sont à nuancer selon la taille de l’entreprise : ce pourcentage grimpe à 66% dans les grandes entreprises et les ETI, mais s’installe sous la barre des 50% dans les TPE (49%).

Parmi ceux qui en ont déjà entendu parler, c’est avant tout dans un contexte professionnel, au sein de leur entreprise (58% des réponses). La presse est ensuite la deuxième source d’information des salariés français, les médias généralistes en tête (23%), puis les médias spécialisés (17%).

« La généralisation de la dématérialisation des procédures administratives RH est par ailleurs perçue comme inéluctableInterrogés sur son avenir, 86% des salariés français ont en effet déclaré que, selon eux, le mouvement va se développer, rapidement et à toutes les entreprises pour 39%, ou progressivement et dans certains types de sociétés pour 47%. »

David Gordon

Les salariés français en connaissent les outils, à défaut d’y avoir accès

Dans le détail des solutions, le coffre-fort numérique personnel, la signature électronique des contrats de travail et la transmission de documents par voie dématérialisée sont les trois outils les plus connus. Ils arrivent tout trois ex æquo dans le sondage, avec 58% des salariés français qui affirment en avoir déjà entendu parler. Viennent ensuite la dématérialisation des demandes et questions aux RH (51%) et la dématérialisation du dossier individuel du salarié (49%).

Si près de 6 salariés sur 10 ont connaissance des solutions de dématérialisation des procédures administratives RH, ils sont bien moins nombreux à y avoir accès. En moyenne, seul un sur quatre déclare qu’une telle solution a été mise en place dans son entreprise, qu’il s’agisse de transmission de documents ou de certificats par voie dématérialisée,  de digitalisation des demandes et questions aux RH, de stockage dématérialisé des pièces du dossier individuel ou de coffre-fort numérique personnel. Interrogés plus spécifiquement sur la signature électronique des contrats de travail, ils ne sont plus que 16% à en disposer.

Les utilisateurs sont largement satisfaits

Les salariés français qui utilisent ce genre de solutions en sont largement satisfaits. La signature électronique des contrats de travail a ainsi conquis 94% d’entre eux, ce qui en fait l’outil de dématérialisation RH générant le plus de satisfaction, et pourtant le moins déployé dans les entreprises. Les autres solutions ne sont pas en reste : les salariés qui ont accès au stockage dématérialisé des pièces du dossier individuel du salarié se déclarent satisfaits à 90%, à égalité avec ceux de la transmission de documents et certificats par voie dématérialisée. La digitalisation des demandes et questions aux RH (87%) et le coffre-fort numérique personnel (87%) affichent également de beaux scores.

Des leviers d’adhésion à actionner, mais aussi des freins à lever

Interrogés quant aux entreprises ayant mis en place des solutions de dématérialisation des procédures administratives RH, les salariés français estiment qu’elles dégagent avant tout une image d’innovation (81% des réponses) et de performance (75%). Pour 66% d’entre eux, cela reflète également leur volonté de se mettre au service des collaborateurs.

Il est toutefois important de garder à l’esprit que les salariés interrogés estiment également que le déploiement de solutions de dématérialisation des procédures administratives RH peut donner l’image d’une entreprise déshumanisée (pour 56% d’entre eux) et dépensière (29%). Ils sont aussi plus nombreux à considérer qu’il s’agit d’une évolution positive pour l’entreprise (73%) que pour les salariés (54%).

Pour faire adhérer les salariés à la dématérialisation des procédures administratives RH, les entreprises disposent de plusieurs leviers. Le principal avantage de ce type de solutions, cité par 52% des salariés français, est le respect de l’environnement (zéro papier), suivi d’une considération plus pratique : la possibilité de gérer ses documents ou ses demandes à distance(41%).

Quant aux principaux défis à relever, sur lesquels les salariés français ont besoin d’être rassurés, ils citent en tête les risques liés à la sécurisation et la garantie de confidentialité des données et à la perte d’information (36%), ainsi que la perte du contact humain avec les interlocuteurs RH ou administratifs (34%).

« L’adhésion des salariés aux projets de digitalisation de l’entreprise n’est pas à prendre à la légère, particulièrement quand ils touchent aux ressources humaines. La communication en interne est bien entendu essentielle, son contenu l’est encore plus. Il doit avoir du sens et être rassurant pour les salariés, leur expliquer pourquoi la digitalisation n’est pas synonyme de déshumanisation et qu’au contraire, la mise en œuvre de telles solutions va également permettre aux RH de dégager du temps pour instaurer avec eux des relations plus poussées et personnalisées ».

David Gordon

Illustration des enjeux par le bulletin de paie

80% des salariés français reçoivent aujourd’hui leur bulletin de paie au format papier, soit sur leur lieu de travail (49%) ou directement à leur domicile (31%). Sans grande surprise, plus l’entreprise est petite, plus la tendance est forte : 89% dans les TPE, 84% dans les PME, 72% dans les ETI et grandes entreprises.

Pourtant, près de la moitié des salariés (49%) savent que leur entreprise a le droit, depuis le 1er janvier 2017 selon les dispositions de la loi Travail, de dématérialiser leur bulletin de paie. Ils voient d’ailleurs le bulletin de paie électronique d’un bon œil, puisque 58% d’entre eux déclarent qu’ils sont favorables à sa généralisation. Parmi ceux qui le reçoivent d’ores et déjà de manière dématérialisée, ce pourcentage grimpe même à 83%.

Parmi les principaux atouts évoqués par les salariés favorables à la dématérialisation du bulletin de paie, on trouve en tête la limitation des impressions et les actions en faveur de l’environnement (65%), la possibilité d’y accéder à distance (48%) et la protection en cas de sinistre à leur domicile (43%).

« Lorsqu’elles s’engagent dans la dématérialisation RH, les entreprises mettent généralement en avant la rapidité et la simplicité des solutions qu’elles déploient pour obtenir l’adhésion de leurs salariés. Or, ce ne sont pas leurs préoccupations : ici encore, le sondage nous apprend que le respect de l’environnement est le principal levier à actionner. C’est sur ce message que les entreprises doivent capitaliser, d’autant plus qu’il s’accompagne également d’une réduction des coûts – d’impression, d’envoi, de stockage… -, que nous savons être un autre point d’attention des salariés français ».

David Gordon

A l’inverse, le poids des habitudes (51%), la peur de ne pouvoir récupérer ou accéder à leurs documents (48%) et celle d’un manque de protection des données sont les principaux freins cités par les salariés réfractaires à la dématérialisation du bulletin de paie.

« Les habitudes sont inscrites dans la culture française, c’est pourquoi l’accompagnement au changement est si important dans tout projet de modernisation ou de digitalisation de l’entreprise. Ce n’est qu’à ce prix qu’on remporte l’adhésion des salariés. Quant à la sécurité et la confidentialité des données, elles sont des craintes légitimes face aux cybermenaces actuelles. Le choix d’un fournisseur de confiance, proposant des solutions tout à la fois sécurisées et disponibles, n’est désormais plus une option ».

David Gordon

Méthodologie

Le sondage OpinionWay pour Althéa sur les salariés français et la dématérialisation des procédures administratives RH a été réalisé auprès d’un échantillon de 1 010 salariés, représentatif de la population salariée française. L’échantillon a été interrogé par questionnaire auto-administré en ligne sur système CAWI (Computer Assisted Web Interview), du 26 novembre au 4 décembre 2018.

A propos d’Althéa

Althéa est un cabinet de conseil qui regroupe 170 consultants et a réalisé en 2018 un chiffre d’affaires de 23 millions d’euros. Ses clients sont des grandes organisations et des sociétés de taille intermédiaire tant dans le domaine public que privé.

Althéa est spécialisé sur 3 domaines :

  • Le métier des directions transverses : Althéa accompagne ses clients dans l’évolution et l’optimisation de leur organisation et de leurs processus métiers. Le cabinet de conseil dispose d’une expertise sur les domaines des Ressources Humaines, des Directions Financières, des Achats et de la Supply Chain.
  • Les Systèmes d’Information : Althéa est aux cotés de ses clients pour les aider à définir puis construire la trajectoire de leur système d’information. Il les aide dans leurs choix d’urbanisation, de solutions, d’intégrateurs, et dans le pilotage de leurs projets et l’accompagnement du changement.
  • Enfin le digital d’entreprise et l’innovation : Althéa décrypte cette tendance de fond à ses clients et les aide dans l’adoption de ces nouvelles méthodes de travail, ces nouvelles technologies et dans leurs impacts sur leur organisation et leurs processus métiers. Althéa montre comment le digital peut être un réel catalyseur des énergies au service des directions transverses et donc de l’entreprise.

Althéa accompagne ses clients sur ces sujets, de leurs premières réflexions stratégiques jusqu’à leur déclinaison opérationnelle.

Implanté à Paris, en région Rhône Alpes et sur le territoire Grand Ouest, Althéa dispose également d’une task-force internationale pour accompagner ses clients sur le déploiement de leurs projets.

A propos de PeopleDoc

La plateforme SaaS PeopleDoc permet aux RH de répondre plus vite et plus efficacement aux demandes des collaborateurs et managers, ainsi que d’automatiser les processus RH de l’on-boarding à l’off-boarding, tout en garantissant leur pleine conformité réglementaire, en France comme à l’étranger.

En 2018, PeopleDoc est devenue une filiale du groupe américain Ultimate Software, leader dans le domaine de la gestion du capital humain (HCM).

3ème du Top 100 « Companies to Work For » pour la 7ème année consécutive dans le Top 25, Ultimate est fier d’être 1er du classement Best Workplaces in Technology pour la 3ème année consécutive. Avec plus de 5 000 collaborateurs, les deux entreprises partagent la même devise : « l’humain d’abord ! » et servent une communauté de plus de 4 500 clients ayant des collaborateurs dans 180 pays.

A propos de DOCAPOSTE 

Filiale du Groupe La Poste, DOCAPOSTE accompagne toutes les organisations dans leur transformation numérique et leur permet de l’accélérer, en confiance. Alliant plateformes collaboratives, expertise métier, capacités numériques et industrielles, DOCAPOSTE permet aux entreprises et administrations d’optimiser et digitaliser leurs processus métier et parcours de relation clients, employés, fournisseurs et citoyens. DOCAPOSTE propose des solutions sur mesure ou clés en main allant du conseil à la co-création d’offres innovantes à l’opération de services et solutions métiers et sectorielles. DOCAPOSTE compte plus de 5 000 collaborateurs répartis sur près de 60 sites en France et à l’international et a réalisé près de 530 M€ de chiffre d’affaires en 2018.En 2019, DOCAPOST devient DOCAPOSTE et dévoile une nouvelle identité de marque qui renforce son appartenance au Groupe La Poste.

La Rédaction

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HR Voice, un Webzine RH dédié à ceux qui veulent comprendre, débattre, répandre, entendre et faire entendre !
L’ambition de HR VOICE est de faire l’actualité RH en ayant comme leitmotiv une ligne éditoriale exigeante et innovante.
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