Les PME perdent plus de 3 300 euros par an et par employé à cause de réunions inefficaces
32% des collaborateurs avouent répondre à leurs mails en retard pendant les réunions, alors que 29 % des membres des générations Y et Z avouent surveiller leurs réseaux sociaux.
Selon une nouvelle étude de Sharp, les employés des PME françaises passent environ 25 heures par mois en réunion, tout en considérant que la plupart d’entre elles sont plutôt inefficaces : cela représente une perte d’environ 3 300 € par an et par employé pour les PME.
85% des collaborateurs ont ainsi déclaré qu’ils estimaient être plus productifs à leur bureau, et 59%d’entre eux ont déclaré que ces réunions n’aboutissent généralement pas à une action ou à un résultat concret. Enfin, 56% des collaborateurs interrogés qualifient « d’ennuyeuses » la majorité des réunions auxquelles ils assistent.
Parmi les raisons avancées pour expliquer ce manque d’intérêt pour les réunions figurent le manque de variété et de flexibilité :
- 83% des collaborateurs français déplorent que toutes les réunions adoptent la même structure, quel que soit le sujet,
- 66% regrettent que certaines réunions se déroulent dans des salles inadéquates,
- 71% déclarent que les réunions sont souvent trop formelles.
Autre problème qui transparaît dans les résultats de l’étude de Sharp : les outils technologiques mis à disposition des employés dans les salles de réunion sont trop souvent inadaptés ou obsolètes : 26% des collaborateurs travaillent encore sur papier, et 35% font leurs présentations sur paperboards ou tableaux blancs effaçables.
« Il est clair que les réunions inefficaces ne sont pas rentables et ont un impact financier pour les entreprises. Les réunions de travail sont organisées pour de multiples raisons, et pour répondre à de multiples objectifs ; il faudrait donc que les collaborateurs puissent s’appuyer sur des espaces et des technologies différents en fonction de leurs besoins, plutôt que d’utiliser inlassablement les mêmes salles et les mêmes outils.”
Dr Nigel Oseland, psychologue du travail
Parmi les autres raisons fréquemment évoquées pour expliquer le manque de productivité lors des réunions figurent également :
- Le manque de partage d’information au préalable (30%),
- Le fait de ne pas inviter seulement les participants nécessaires (31%)
- Le nombre de participants trop élevé (26%).
Comme les réunions n’inspirent pas les collaborateurs, il n’est pas surprenant que ces dernierspréfèrent faire usage de leur temps pour des activités qu’ils estiment plus productives et plus utiles :32% des collaborateurs avouent répondre à leurs mails en retard pendant les réunions, et 15% en profitent pour rédiger la liste de toutes les tâches qu’ils ont à réaliser.
Parmi les membres des générations Y et Z (les employés qui ont entre 18 et 34 ans), environ 29% d’entre eux avouent surveiller leurs réseaux sociaux pendant les réunions – alors que les collaborateurs de plus de 55 ans ne sont que 17% à faire la même chose. Les jeunes employés confessent également, pour 42% d’entre eux, envoyer régulièrement des messages à des amis, et pour 8% passer des commandes en ligne.
« Trop souvent, les réunions auxquelles nous assistons ne sont tout simplement pas productives, ni efficaces. Nous devons donc nous assurer de partager les informations adéquates, d’inviter les bonnes personnes, mais aussi de choisir le bon environnement et les bons outils. Chaque réunion est unique ; il est important de pouvoir s’appuyer sur des outils et espaces de travail adaptés pour présenter et partager l’information. L’objectif de Sharp est donc de proposer une solution pour répondre à chaque besoin, afin de mettre à profit le temps précieux de chaque collaborateur, et de rendre les réunions plus productives, plus interactives et plus engageantes. ».
Birgit Jackson, Directrice Commerciale de Sharp Visual Solutions
À propos de Sharp Business Systems France
Sharp Business Systems France (SBSF) est une division de Sharp Business Systems Europe proposant une large gamme de solutions de gestion plusieurs fois récompensées, de visualisation documentaire, et qui permettent aux professionnels de traiter plus efficacement les informations dont elles disposent. Les systèmes multifonctions et presses numériques de Sharp participent à la transformation digitale des entreprises, et les solutions d’affichage dynamique de Sharp, parmi lesquels les murs d’image et les écrans tactiles collaboratifs, contribuent à délivrer une nouvelle expérience immersive et à rendre les présentations et réunions plus productives. Les services de vente et d’après-vente de Sharp apportent à ses partenaires des technologies innovantes pour des idées nouvelles, appuyant la création, la gestion, la visualisation et le partage d’informations.
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