La menace que représente la DSN pour les salariés et leur avenir
« Grâce aux contrôles automatiques de Conciliator™ PAY et à ceux que nous créons selon nos besoins pour atteindre le zéro faute, nous sommes plus confiants sur la qualité des DSN déposées » Séverine Agisson, Experte Paie et Responsable AT au Club Med.
Le contexte
Présent dans 26 pays répartis sur 5 continents, le Club Med, leader mondial des vacances tout compris haut de gamme, emploie plus de 23 000 GOs (Gentils Organisateurs) et GEs (Gentils Employés) de 110 nationalités différentes.
Le service paie du Club Med comprend dix personnes (un responsable paie, une experte paie et accident du travail (AT), six gestionnaires paie, un assistant paie et un gestionnaire AT).
Le gestionnaire paie est chargé de la gestion des absences et du traitement de la paie. Le gestionnaire AT traite les déclarations d’accidents du travail assez nombreuses pour occuper un poste à temps plein.
La masse salariale du Club Med évolue en permanence de par son métier. Le groupe embauche de nombreux saisonniers lorsqu’un nouveau village ouvre ou, à l’inverse, diminue ses effectifs quand un village ferme. Pour autant, le service paie ne recrute pas et doit s’adapter aux fluctuations constantes des différents personnels et répondre à leurs nombreuses sollicitations.
« Nous gérons un volume de 55 000 paies par an au travers de 4 filiales pour 66 établissements » indique Jérôme Gosselin, Responsable Paie au Club Med
« Nos gestionnaires de paies reçoivent énormément d’informations sous différents formats. Que ce soit par mails, par téléphone, en direct avec des collaborateurs, sous forme de fichiers Excel, etc…ainsi que beaucoup de contrats courts et disposent de peu de délai pour les traiter » précise Séverine Agisson, Experte Paie et Responsable AT au Club Med. « Et le service paie doit transmettre beaucoup d’informations au fil de l’eau en ajoutant des données qui étaient traitées auparavant par le service comptabilité » surenchérit-t-elle.
Une étude réalisée en 2015* en France a montré qu’un salarié sur trois (33 %) a constaté une erreur sur sa fiche de paie au cours des 12 derniers mois.
D’autre part, la Déclaration Sociale Nominative imposée aux entreprises, et qui a pour ambition de simplifier les modes de déclaration et de transmission des déclarations sociales aux différents organismes, mutuelles, etc… met en évidence la difficulté de contrôler toutes ces informations. D’autant que de nouvelles déclarations sont intégrées petit à petit à la DSN : prélèvement à la source, CVAE, taxes parafiscales…
Comment dans ces conditions, est-il possible de traiter toutes ces données, d’intégrer les évolutions légales qui arrivent en permanence, de contrôler correctement les informations pour établir des fiches de paie justes ? Comment être certain que les données des DSN que le Club Med envoie tous les mois aux différents organismes sont fiables ? Comment savoir que toutes les données sont présentes dans chaque segment de la DSN et qu’aucune n’a été oubliée ?
Autant de questions qui se posent aux gestionnaires de paie démunis face à la complexité de la tâche et à leur responsabilité croissante. Ne disposant pas d’une grande expérience ou d’une formation comptable ils utilisent leurs logiciels RH jusqu’à la limite de leurs fonctionnalités. Mais le contrôle apporté par ces solutions auxquels s’ajoutent celui des équipes reste insuffisant.
« Nous ne pouvons pas tout contrôler » déplore Séverine Agisson. « Une donnée erronée dans une fiche de paie nous oblige à échanger avec les organismes et le salarié. Et les organismes sont incapables de contrôler les informations reçues. Nous avions donc besoin de sécuriser et de fiabiliser les données, de gagner du temps ».
« Notre ambition est d’atteindre le zéro faute. De conserver la confiance de nos GOs et GEs. D’où l’impérieuse nécessité de digitaliser » ajoute Jérôme Gosselin.
La Solution apportée par Dhatim
Le Club Med a choisit d’utiliser Conciliator™ PAY, l’assistant digital de Dhatim, à base d’Intelligence Artificielle. Grâce à un puissant moteur de règles et au Machine Learning, Conciliator™ PAY analyse les DSN et les paies, détecte des erreurs, préconise des corrections ou des optimisations sur la base des préconisations Net Entreprise, URSSAF… Il intègre également les règles de conventions collectives et les évolutions de la norme évitant ainsi des redressements URSSAF ou des rappels intempestifs.
« Grâce aux contrôles automatiques de Conciliator™ PAY, nous sommes plus confiants sur la qualité des DSN déposées. Cela permet également de s’assurer plus facilement et plus rapidement des travaux de correction et de paramétrage qu’ont pu effectuer nos prestataires RH » indique Séverine Agisson.
« Accompagnée par la société Ayming, qui connait bien Conciliator™ PAY, nous avons créé des contrôles de paie selon nos besoins afin d’atteindre notre objectif du zéro faute » rajoute-t-elle.
« De par notre connaissance de l’organisation du Club Med et de ses pratiques de paie, acquise lors d’une mission d’optimisation des charges sociales, nous avons pu les orienter et les aider à mettre en place leurs contrôles personnalisés sur Conciliator Pay » confirme Christine Furnon, Consultante chez Ayming .
Les Résultats
Dhatim paramètre, avant notre prestataire, les règlementations futures sur Conciliator™ PAY.
« Les contrôles sur les changements de contrat sont déjà présents par exemple. Pour nous c’était essentiel étant donné la fréquence de tous ces changements. Avant Conciliator™ PAY, nous étions incapables de renseigner toutes les données » indique Séverine Agisson.
Conciliator™ PAY réalise automatiquement les contrôles paie et les contrôles DSN. Avec Ayming, le Club Med a pu ajouter une trentaine de contrôles de paie.
« La solution de Dhatim est complémentaire de notre expertise paie et DSN. Notre accompagnement dans l’analyse des anomalies détectées grâce aux milliers de contrôles de Conciliator Pay génère une véritable plus-value dans la sécurisation de la phase de contrôles des bulletins de paie » précise Christelle Dechelette, Manager performance paie chez Ayming.
« Au-delà de la solution, nous avons aussi apprécié l’indépendance de Dhatim. C’était essentiel pour nous d’avoir un partenaire dont la solution peut s’intégrer à tous les logiciels RH et n’ayant aucun parti pris pour l’un d’entre eux. Nous avons gagné en sérénité » concluent Séverine Agisson et Jérôme Gosselin.
A propos de Dhatim
Fondée en 2008, Dhatim est un éditeur français de logiciels spécialisé dans l’Intelligence Artificielle.
Conciliator™, la plateforme SaaS de Dhatim, automatise les processus des fonctions support de l’entreprises grâce à l’Intelligence Artificielle.
Grâce à des algorithmes de machine learning et de data science, Conciliator™ sait lire et agréger toutes les données de l’entreprise, y compris les documents non structurés comme les factures fournisseurs ou les fiches de paie. Conciliator™ classifie, contrôle et organise de manière automatique ces données dans les référentiels, achats, comptables et RH de l’entreprise. Conciliator™ identifie également de nouvelles sources d’optimisation dans les différentes catégories de dépenses grâce à l’intelligence artificielle.
Les fonctions achats, finances et RH peuvent ainsi optimiser leurs coûts et leur processus et avoir des gains en productivité allant jusqu’à 30%.
Dhatim s’adresse aux entreprises de tout secteur d’activité et a déjà permis à plus de 50 clients dans le monde dont Orange, L’Oréal, Engie, Vodafone, Accor ou Bouygues d’économiser plus de 300 millions d’euros.
La société possède ses bureaux en France et emploie une quarantaine de personnes dont plus de la moitié en R&D et Data Science.
L’ambition de HR VOICE est de faire l’actualité RH en ayant comme leitmotiv une ligne éditoriale exigeante et innovante.
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