Konica Minolta aide les entreprises à dématérialiser leurs bulletins de paie

La Loi Travail a considérablement facilité la dématérialisation des bulletins de paie. Depuis le 1er janvier 2017 et en application du décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016, toute entreprise peut remettre à ses employés leurs bulletins de paie au format électronique sans leur accord préalable*. Cependant, l’employeur se doit de respecter un certain nombre d’obligations pour garantir la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité du bulletin de paie électronique.

Avec KOMI Doc, Konica Minolta propose aux entreprises une solution de dématérialisation dans le cloud répondant à ces obligations et permettant de disposer d’un Espace de Conservation Sécurisé pour chaque collaborateur. La conservation des bulletins de paie peut ainsi être assurée pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans, suivant les modalités de conservation choisies par l’employeur.

1. Distribution automatique des bulletins de salaire à partir du logiciel de paie

Depuis le logiciel de paie, la solution KOMI Doc procède à la signature électronique des bulletins de paie avec le certificat d’entreprise ainsi qu’à l’horodatage de chaque document afin de garantir leur intégrité. KOMI Doc classe ensuite automatiquement les bulletins de paie au format PDF/A dans les Espaces Sécurisés de Conservation de chaque collaborateur (par salarié, par type de pièces, par année, par mois…).

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2. Consultation et téléchargement des bulletins de paie par les collaborateurs

L’Espace Sécurisé de Conservation (ESC) est au centre du passage à la dématérialisation et de son acceptation par le salarié. En effet, il permet de conserver les bulletins de paie au format électronique, de manière durable dans le temps en assurant la traçabilité et en fournissant des mécanismes de contrôle d’intégrité de ces derniers.

Avec la solution KOMI Doc, aucune limitation en termes de nombre de bulletins de paie n’est opérée. Plusieurs ESC peuvent être créés dans la limite du nombre d’utilisateurs disponibles (standards et externes). L’étendue de la gamme de solutions annexes permet de conserver tout type de document dans l’ESC, quelle que soit son origine (papier, bureautique, MS Office, application métier, …).

3. Archivage légal des bulletins de paie

L’article 5151-6 du Code du Travail indique que chaque personne possédant un CPA (Compte Personnel d’Activité) doit pouvoir consulter ses bulletins de paie via ce compte. Ceci signifie que chaque personne possédant un compte CPA peut consulter ses bulletins de paie en ligne via la plateforme implémentée par le prestataire référencé de Coffre-Fort Numérique choisi par son employeur.

Pour répondre à cette obligation, KOMI Doc propose son propre service de Coffre-Fort Numérique, développé en s’appuyant sur la norme NF-Z42-020 et dans un strict respect du référentiel FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance). Hébergés dans un data centerfrançais certifié ISO/CEI 27001, le Coffre-Fort Numérique peut conserver sur plusieurs dizaines d’années les bulletins de paie et garantir tous risques de perte, de falsification ou de destruction.

Pour Konica Minolta, la pérennité du service et la préservation de la valeur probante sont deux critères de choix essentiels pour une entreprise soucieuse de déployer ce type de solution d’archivage. A noter aussi qu’un prestataire sera mieux à même d’assurer un hébergement robuste sur le long terme ; et qu’il est plus au fait et plus soucieux des normes et certificats. Autre condition à vérifier impérativement : celle de la réversibilité. Il faut être sûr de pouvoir récupérer ses données en cas de défaillance du prestataire ou de changement.

La solution Bulletin de paie électronique offerte par KOMI Doc et son option Composant Coffre-Fort Numérique permet donc à un service RH de se décharger des tâches d’impression, de mise sous pli, de distribution et d’archivage des bulletins de paie, tout en réalisant une économie pour l’entreprise de l’ordre de 10 à 32 centimes par bulletin de paie**.

La nouvelle solution de Konica Minolta est disponible, dès à présent, à un tarif inférieur à 90 centimes par bulletin pour une structure de 200 employés.

*Le salarié peut cependant faire part de son refus à tout moment.

** Rapport « Pour une clarification du bulletin de paie » – juillet 2015