Eurécia et Oodrive s’associent pour garantir la valeur probante des notes de frais dématérialisées
A l’ère de la transition vers le tout numérique, comment s’assurer de la valeur et de l’authenticité des documents comptables numérisés et archivés par une entreprise ?
L’éditeur Eurécia, qui propose une palette de solutions permettant d’accompagner les TPE et les PME dans leur transformation digitale, leur offre désormais la possibilité d’éditer de manière dématérialisée des justificatifs à valeur probante pour les notes de frais des collaborateurs. Cette nouvelle fonctionnalité a été développée en partenariat avec Oodrive, spécialiste des solutions cloud de partage, de sauvegarde et de signature électronique.
Comment cela fonctionne ?
La fonctionnalité proposée sur la plateforme de gestion administrative du personnel et de gestion des talents d’Eurécia permet aux entreprises, à la fois de numériser rapidement et de manière sécurisée les documents justificatifs des collaborateurs, de les convertir en PDF et de les faire horodater et signer numériquement. Ces justificatifs seront alors reconnus comme ayant la même valeur juridique que les originaux.
Il suffit tout simplement aux salariés de photographier leurs documents depuis leur smartphone et de transmettre leur note de frais. Ils gagnent alors en efficacité pour renseigner leurs dépenses et pour être plus rapidement remboursés.
Qu’est-ce que cela change pour l’entreprise ?
Pour l’entreprise, l’ensemble des justificatifs dématérialisés des collaborateurs conserve une valeur probante et est désormais centralisé sur une seule et même plateforme. Elle est alors délestée de l’archivage papier de ces justificatifs. L’audit interne est ainsi simplifié. Les documents sont directement consultables et exportables en cas de besoin, par exemple lors des contrôles par l’URSSAF.
En s’appuyant sur CertEurope, première autorité de certification en France, Eurécia garantit aux entreprises un gain en productivité, tout en assurant la valeur probante des justificatifs grâce au respect de la réglementation en vigueur (application de l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales et du règlement eIDAS). Archivage numérique, horodatage, signature électronique, certification de l’authenticité et de l’intégrité des documents grâce au cachet serveur RGS**, stockage sur des serveurs certifiés ISO 27001 & conformes Tier III… Eurécia a mis en place un processus de dématérialisation en phase avec la législation en vigueur.
L’entreprise continuera d’apporter de nouvelles fonctionnalités à ses clients et utilisateurs en s’appuyant sur les meilleures technologies du marché.
A propos d’Eurécia
Eurécia est l’éditeur français d’un logiciel 100% web de gestion administrative du personnel et de gestion des talents, qui simplifie la gestion RH des TPE-PME. Avec 80 000 clients-utilisateurs au sein de 900 entreprises réparties dans 43 pays, Eurécia est la PME qui parle aux PME.
En véritable partenaire, Eurécia propose des outils simples, collaboratifs et modulables, réparti en 10 modules : portail RH, congés et absences, notes de frais, temps et activités, planning, compétences, entretiens individuels, formations, recrutements et bien-être.
Eurécia est une entreprise labellisée Great Place To Work et lauréate du prix des Masters du bonheur au travail en 2017.
Clients : Humanis, MyLittleParis, Allociné, CERFrance, 20 Minutes, Chronodrive, KPMG, Institut Curie, Archos, Photomaton, Essilor, TUI France.
A propos d’Oodrive
Les solutions cloud hautement sécurisées d’Oodrive instaurent la confiance comme moteur de la performance.
Leader européen de la gestion des données sensibles, Oodrive propose aux professionnels des solutions de partage, de sauvegarde et de signature électronique répondant aux certifications françaises et internationales les plus exigeantes en termes de sécurité.
Le groupe français compte aujourd’hui près de 400 collaborateurs répartis dans différents pays d’Europe (France, Allemagne, Belgique, Suisse et Espagne) ainsi qu’en Asie. Le centre de Recherche & Développement, l’un des dix plus importants de France, est basé à Paris et emploie plus de 150 personnes passionnées d’innovation.
Les solutions d’Oodrive sont utilisées dans plus de 90 pays et dans 14 langues. Elles équipent plus d’un million d’utilisateurs et près de 15 000 organisations de toutes tailles et de tous secteurs d’activité, dont 80% des sociétés du CAC40.
Pour satisfaire aux besoins de souveraineté et de confidentialité, et conformément aux règlementations en vigueur, les données des clients d’Oodrive peuvent être hébergées en France, en Europe, ou en Asie.
Leur sécurité est garantie par les certifications ISO 27001 : 2013, RGS***, Cloud Confidence et France Cybersecurity.
A propos de CertEurope
CertEurope est le Tiers de Confiance du groupe Oodrive pour garantir la confidentialité et la traçabilité des échanges numériques. Les nombreux labels et accréditations dont bénéficie CertEurope (LSTI/COFRAC) attestent d’une stricte conformité aux exigences techniques élaborées par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI). CertEurope est prestataire de service de confiance qualifié en conformité avec la règlementation eIDAS sur les normes ETSI EN 319 411-1 et 2.
L’ambition de HR VOICE est de faire l’actualité RH en ayant comme leitmotiv une ligne éditoriale exigeante et innovante.
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