Crise Ryanair : l’importance de la gestion des ressources humaines dans les sociétés de services
La gestion des absences est un facteur important dans le management des ressources humaines de toute organisation. Pour cela, elle doit être appréhendée de façon proactive. La récente crise endurée par la compagnie aérienne low-cost Ryanair illustre parfaitement le rôle capital de la planification des absences des salariés. En effet, l’entreprise a récemment annoncé l’annulation de plus de 2 100 vols – soit 40 à 50 vols par jour pendant une période de deux mois. Il s’agit là des répercussions d’une mauvaise planification des congés des pilotes. En conséquence, Ryanair a connu des pertes estimées à près de 30 millions de dollars et une baisse de 3 % du cours de ses actions. De plus, la compagnie a dû aussi faire face à des milliers de passagers mécontents. La prévention de ce type de situation est possible grâce à des systèmes d’information et des technologies avancées qui facilitent la gestion efficace des ressources humaines.
Quelles leçons peut-on tirer de la crise Ryanair afin de limiter les risques liés aux absences des salariés ?
La gestion des ressources humaines : une partie intégrante de la stratégie d’entreprise
L’Office Fédéral des Statistiques estime à 6000 € le coût annuel, pour les entreprises, des absences d’un salarié. Aujourd’hui plus que jamais, l’impact est particulièrement prononcé dans les organisations qui peinent à gérer et planifier leurs ressources humaines en fonction de leurs activités et de leurs projets. Alors que nous poursuivons notre transition vers une économie de services, les entreprises sont amenées à repenser leur mode de fonctionnement. Elles doivent se concentrer sur la rétention des clients en développant de manière rapide et efficiente des offres répondant aux attentes. En ce sens, une gestion optimale de leurs équipes et de leur effectif est indispensable. De nombreux employeurs ne disposent pas encore de systèmes adaptés leur permettant de gérer leurs ressources humaines de façon optimale. Par conséquent, ils n’arrivent pas à mesurer concrètement les implications des absences des salariés sur la productivité de l’entreprise et l’expérience client. Une étude réalisée auprès de 1 200 employeurs a par exemple révélé que seulement 36 % des entreprises mesuraient l’impact des absences sur leurs résultats financiers. L’exemple de Ryanair illustre parfaitement qu’une mauvaise gestion de process à priori simples peut entraîner des conséquences désastreuses. Cette crise a affecté plus de 315 000 clients et a fait perdre à la société des millions en cash et en actions. Cependant, si ces informations sont suivies de manière proactive et que des systèmes efficaces sont déployés pour gérer les absences et planifier les ressources, il est possible d’éviter ce genre de chaos. De plus, les données collectées peuvent également être utilisées pour améliorer l’efficacité et l’expérience client.
1. Assurer la conformité
Beaucoup d’entreprises ne disposent pas de la visibilité nécessaire sur les absences de leurs équipes. En termes clairs, ces organisations ne sont pas outillées pour indiquer les dates de retour des collaborateurs absents. Il leur est donc difficile de gérer les absences efficacement tout en assurant leur conformité réglementaire. Les organisations mondiales sont quant à elles confrontées à un plus grand défi. La présence des salariés dans différentes régions du monde, oblige les entreprises à respecter la réglementation de chaque pays.
2. Contrôler le coût des absences
Des études montrent que la gestion proactive des absences permet d’anticiper d’éventuels remplacements ou de pallier des surcharges d’activités. Le coût des absences ne désigne pas uniquement le paiement des jours d’absence des salariés, mais aussi le coût du remplacement de la personne absente pour assurer la continuité des activités. Il tient également compte de l’impact des absences sur le niveau d’engagement des collaborateurs affectés par celles-ci.
3. Diminuer le nombre de tâches manuelles
Dans de nombreux pays, le traitement complet d’une absence implique en moyenne une quinzaine de tâches manuelles. Les gestionnaires d’absences investissent trop de temps pour calculer les jours d’absence perdus et les taux d’absences, générer des rapports, contacter les salariés, obtenir les certificats médicaux, planifier des réunions, rédiger et envoyer des courriers de reprise, adapter les plannings de travail et informer les collaborateurs impliqués dans la procédure.
4. Améliorer l’engagement des salariés
Il existe un lien direct entre la gestion des absences des salariés (et de l’impact de ces absences sur les autres collaborateurs) et l’engagement des équipes. En restant en contact avec les salariés absents, en s’assurant que les tâches soient terminées à temps, en adaptant les conditions de travail et les programmes de reprise, les organisations affirment leur intérêt pour les absents. Ces initiatives peuvent sensiblement améliorer l’engagement des collaborateurs. De leur côté, les salariés remplaçant les absents peuvent consulter les plannings et savoir précisément quand leur collaborateur sera de retour. Avec une politique de gestion efficace, les entreprises peuvent anticiper les absences, identifier des motifs récurrents et prévoir les mesures nécessaires pour assurer la continuité de leurs activités.
Les nouvelles technologies peuvent optimiser la performance des équipes
Les nouvelles technologies telles que les Bots, Machine Learning ou encore Business Intelligence sont autonomes et alertent de manière proactive les responsables sur les problèmes éventuels liés à la planification des équipes. Ces outils jouent un rôle de contrôle et permettent aux responsables d’absence et aux dirigeants chargés des RH de prendre des décisions proactives afin de gérer les congés payés et les accidents, les rendez-vous, l’envoi de courriers, l’actualisation des ressources humaines impliquées, la gestion des rapports et le suivi de toutes ces tâches. L’automatisation de ces processus est possible et peut permettre la gestion des absences du début jusqu’à la fin dans le respect de la conformité réglementaire locale. Il s’agit spécifiquement des processus suivants : générer des tâches, assurer le suivi et le traitement des demandes de congés, générer des documents, stocker des documents et notifier automatiquement le responsable quand un point de déclenchement est atteint. Par exemple, les responsables qui utilisent des technologies de types Business Intelligence et Machine Learning peuvent mesurer les coûts d’absentéisme et traquer les modèles les plus fréquents de jours d’absence ou produire des rapports instructifs sur les absences liées à la maladie. De plus, les nouvelles technologies de type chatbots permettent de gérer le temps avec efficience ou encore de faciliter les saisies de congés des salariés.
Que retenir ?
Les problèmes de gestion des absences, qui ont notamment forcé Ryanair à supprimer plus de 2 100 vols, peuvent être résolus grâce à des technologies avancées et autonomes facilitant la gestion proactive du temps des salariés. Les responsables peuvent s’appuyer sur des outils reposant sur les technologies digitales pour s’assurer que leurs collaborateurs prennent réellement les congés qui leur sont dus. Ils peuvent ainsi réduire l’impact des absences, ce qui permet à l’entreprise d’améliorer sa qualité de service et l’expérience client. La digitalisation de la fonction est en plein cœur de l’actualité RH. Dans de nombreux groupes, les collaborateurs peuvent déjà par exemple compléter leur performance review en ligne, permettant au RH un accès à l’information en temps réel. Moins de perte de temps, plus de flexibilité et une analyse facilitée des données en résultent. De même les plateformes de formation en ligne permettent aujourd’hui d’accéder à l’information de n’importe où dans le monde et à n’importe quel moment, une aubaine pour les salariés qui peuvent se voir proposer des parcours personnalisés, participer à des tests en ligne, ou répondre à leurs besoins en quelques clics et vidéos.
La performance d’une entreprise repose sur les résultats de ses équipes. Pour améliorer cette performance, il faut donc mieux gérer les ressources humaines. En termes clairs, l’humain doit rester au cœur du métier de la RH. Il est alors légitime de se poser la question suivante. Et si la transformation digitale était mise au service de la Gestion des Ressources Humaines pour améliorer la performance ?
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