98% des salariés Français trouvent qu’il est difficile de retrouver la dernière version d’un document

Selon le rapport Global Intelligent Information Management (IIM) Benchmark 2019 publié aujourd’hui par M-Files Corporation, entreprise spécialisée dans la gestion intelligente de l’information et aux côtés de Vanson Bourne, 8 professionnels sur 10 sont contraints de recréer des documents existants qu’ils n’arrivent plus à retrouver. Reposant sur les témoignages recueillis auprès de 1 500 employés de bureau des secteurs privé et public à l’échelle mondiale (France, Allemagne, Royaume-Uni, Australie, Nouvelle-Zélande, Suisse, Autriche, États-Unis, Finlande et Suède), ce rapport met en lumière des informations stratégiques axées sur la gestion des documents et de l’information dans le monde de l’entreprise, ainsi que les défis qui en découlent. 

Les résultats de l’enquête montrent que les entreprises et les utilisateurs peinent encore à gérer les bases du traitement des documents ou des fichiers :

  • 83 % des professionnels sont contraints de recréer des documents existants, qu’ils n’arrivent plus à retrouver ou qui sont devenus inaccessibles.
  • Parallèlement, 45 % d’entre eux qualifient la recherche de documents et d’informations « difficile et chronophage ».
  • 96 % des salariés indiquent rencontrer des difficultés lorsqu’ils recherchent la dernière version d’un document ou d’un fichier.

Le rapport Global IIM Benchmark 2019 met en lumière les frustrations qui perdurent chez les salariés autour du traitement des informations. Dans ce contexte, les entreprises doivent aujourd’hui trouver des approches plus efficaces et intuitives pour gérer les documents. Sans cela, elles peuvent s’exposer à des conséquences graves, comme la baisse de la productivité et de la rétention des talents à l’incapacité à prouver leur conformité aux règlements comme le RGPD, sur la base des traitements ou des protections des données.

« La rapidité avec laquelle les informations circulent au sein d’une entreprise représente un facteur clé de la réussite de ces dernières »« Plus vos équipes peuvent trouver et exploiter les informations rapidement, plus vous serez susceptibles d’obtenir un avantage compétitif. »

Greg Milliken, vice-président marketing sénior chez M-Files

Le rapport Global IIM Benchmark révèle également que l’adoption des technologies et les défis varient considérablement selon les pays :

  • L’adoption des solutions de gestion de contenu d’entreprise (ECM) reste faible à l’échelle mondiale avec une moyenne globale de 24 %. La Suisse (33%) et les pays nordiques (la Finlande à 32% et la Suède à 28%) s’imposent comme les pionniers dans ce domaine. Moins d’un quart des répondants français (23%) indiquent utiliser une solution ECM dans leur entreprise. L’Allemagne (21%), le Royaume-Uni (25%) et les États-Unis (22%) ont adopté des solutions de gestion de contenu d’entreprise (ECM).
  • À l’international, 4 utilisateurs sur 5 ont besoin de pouvoir accéder aux documents de leur entreprise sur leur appareil mobile, en particulier en Finlande(91 %), mais aussi en Suède (80%), au Royaume-Uni (85%) et aux États-Unis (85%).Les Français sont derrière, avec 79% des répondants à souhaiter accéder aux documents depuis leur appareil mobile.
  • En Suède, près de 7 employés de bureau sur 10 utilisent leurs appareils personnels et/ou comptes de partage de fichiers, contre seulement 5 sur 10 en Australie et en Nouvelle-Zélande. Les Français sont 6 employés de bureau sur 10 à utiliser leurs appareils personnels pour partager des fichiers.

« Les exigences des entreprises et l’adoption des solutions peuvent être radicalement différentes selon les régions, y compris en ce qui concerne les fonctions de base de la gestion des documents »« Pour réussir, les fournisseurs doivent donc proposer des plateformes flexibles dotées de fonctionnalités de base robustes et générer plus de valeur pour leurs clients en s’appuyant sur des équipes et des sites diversifiés. »

M. Milliken

« Les résultats le montrent : toutes les organisations, peu importe leur secteur et leur emplacement géographique, sont confrontées à des défis dans le domaine de la gestion de l’information. Il est donc vital que les entreprises commencent à prioriser cet aspect », poursuit-il. « En s’appuyant sur une solution de gestion de l’information flexible, performante et facile d’utilisation, les professionnels n’ont plus besoin de perdre du temps à chercher et à recréer des documents, ce qui améliore leur productivité et génère plus de valeur pour l’ensemble de l’entreprise. »

M. Milliken

À propos du rapport Global Intelligent Information Management Benchmark 2019

Le rapport Global Intelligent Information Management Benchmark repose sur une enquête mondiale semestrielle réalisée par M-Files pour surveiller les tendances et les pratiques en matière de gestion de l’information. Le sondage a été confié au cabinet d’études de marché indépendant Vanson Bourne en 2018 et rassemble 1 500 témoignages d’employés des secteurs public et privé. Ces contributions mettent en lumière les pratiques et les défis liés à la gestion des documents et de l’information dans le monde de l’entreprise. Le cabinet a interrogé des organisations de toutes tailles, des PME aux grandes multinationales, dans de nombreux secteurs d’activité différents. Issus de 10 pays (Allemagne, Australie, Autriche, États-Unis, Finlande, France, Nouvelle-Zélande, Royaume-Uni, Suède et Suisse), les participants appartiennent également à différents départements au sein des entreprises.

Les questions ont été formulées à partir de quatre grands axes thématiques :

  • L’expérience des utilisateurs finaux pour la gestion des documents de leur entreprise.
  • L’accessibilité et la gestion des informations à distance depuis des appareils mobiles.
  • La gestion des informations de l’entreprise stockées dans différents systèmes et silos.
  • La perception et l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) pour la contextualisation des informations de l’entreprise.

A propos de M-Files

M-Files fournit une solution intelligente de gestion de l’information qui améliore la performance des entreprises en permettant aux salariés de gérer et d’exploiter simplement leurs données et documents depuis leur ordinateur, mobile ou tablette. Contrairement aux systèmes de gestion de contenus classiques (ECM), M-Files unifie les systèmes et s’intègre rapidement au cœur des systèmes d’informations sans nécessiter la migration des contenus. L’utilisateur accède facilement à l’information depuis un point unique, quel que soit le dossier ou progiciel dans lequel elle est stockée (dossiers réseau, SharePoint, services de partage de fichiers, systèmes ECM, CRP, ERP, etc…). Grâce à des technologies d’Intelligence Artificielle et notamment à la Couche de Métadonnées Intelligentes (IML), M-Files favorise le travail collaboratif en brisant les silos informationnels.

Des milliers d’organisation dans plus de 100 pays utilisent M-Files pour la gestion de leurs informations et processus métiers, parmi lesquels NBC Universal, Clarins, Roche, Nexeya, EDF ou encore thyssenkrupp.

La Rédaction

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