Nos 4 conseils pour optimiser votre plan de formation

Le plan de formation est un document qui regroupe les actions de formation à déployer auprès des salariés d’une entreprise. On y trouve à la fois les démarches de développement des compétences envisagées, ainsi que les opérations planifiées d’aide au maintien à l’emploi et d’adaptation au poste de travail. Etablir un plan de formation efficace ne s’improvise pas. Comment optimiser ce précieux document ? Découvrez tous nos conseils.

1/ Analyser les besoins globaux et individuels

La base de l’élaboration d’un plan de formation est le recueil des besoins : à la fois ceux de l’entreprise, mais aussi ceux des salariés.

Ces deux types de besoins seront parfois antinomiques, mais l’exercice sera de les faire coïncider au maximum.

Pour réussir cette étude, il sera indispensable d’analyser les enjeux actuels et futurs des différentes typologies d’emplois existant au sein de l’entreprise. Quelles évolutions sont-elles amenées à connaître dans les prochaines années ? Certains métiers sont-ils menacés ? D’autres sont-ils en train d’émerger ? Manque-t-il des compétences pour répondre aux besoins des clients ou aux ambitions de l’entreprise ?

A noter : les bons moments pour sonder la nécessité de formation des équipes sont l’entretien annuel et/ou l’entretien professionnel.

2/ Etablir un budget réaliste

Une fois les besoins établis, le plan de formation doit être budgété. L’enjeu ici sera d’obtenir une estimation la plus juste possible.

Pour optimiser le budget attribué au plan de formation :

  • Prenez le temps de comparer les différentes offres de formation et mettez-les en concurrence pour négocier les coûts.
  • Renseignez-vous si l’entreprise a les moyens humains d’opter pour des formations en interne.
  • Quand c’est possible, favorisez les formations à plusieurs pour réduire les coûts.
  • Pensez à budgéter le coût de l’absence des salariés en formation, leurs frais de déplacement, etc.
  • Prioriser les formations à suivre et proposez plusieurs scénarios de budget en fonction des actions retenues. L’entreprise n’aura en effet peut-être pas les moyens de déployer le plan de formation dans son intégralité : où doit-elle concentrer ses efforts pour avoir le plus d’impact et combien cela coûtera-t-il ?

A noter : il est plus sûr de prévoir une petite enveloppe pour les imprévus en plus du montant total estimé.

3/ Communiquer clairement auprès des salariés

La communication du plan de formation auprès des équipes est cruciale, et doit commencer bien avant son déploiement.

En effet, certains salariés pourront se montrer réticents envers les formations planifiées. Cela peut s’expliquer par le fait que leurs envies et leurs besoins de formation ne correspondent pas. C’est pour cela qu’il est essentiel de faire passer le message que le plan de formation est là pour appuyer la stratégie globale de l’entreprise. Cette dernière doit donc être connue des salariés. Les formations proposées doivent avoir du sens pour eux : s’ils ont du mal à en saisir l’intérêt et à voir leur plus-value pour l’entreprise, il sera compliqué de gagner leur adhésion.

Cela ne signifie pas pour autant que l’entreprise ne se soucie pas des envies de formation de ses salariés. Vous pouvez ainsi les guider vers d’autres formations, dont ils auront le libre choix, pouvant être financées par leur CPF (compte personnel de formation).

4/ Ne pas négliger le suivi et le bilan

A partir du moment où le plan de formation commence à être déployé, il est capital de le monitorer :

  • Prenez du feedback des salariés et de leurs managers (questionnaires, entretien, etc.) afin de mesurer l’impact du plan de formation tout au long de son déroulement. 
  • Dressez des bilans d’ensemble périodiques (tous les semestres par exemple) pour suivre l’avancement du plan de formation et au besoin, lui apporter les ajustements qui s’imposent.

Des arbitrages devront très certainement être faits au fur et à mesure : restez flexible sans perdre de vue les axes fondamentaux du plan de formation.

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