Comment faciliter l’onboarding de nouveaux salariés ?

Selon une étude de l’APEC portant sur l’année 2017, 36,1 % des CDI étaient rompus au cours de la première année. Cette part grimpait alors jusqu’à 45 % pour les salariés de moins de 24 ans !

C’est dire à quel point la première année est capitale pour intégrer et fidéliser un salarié en entreprise. Au-delà du coût financier des départs prématurés pour l’entreprise, l’impact sur la marque employeur et sur les équipes elles-mêmes (productivité mais aussi cohésion) ne doit pas être négligé. C’est pourquoi il est essentiel d’intégrer au mieux ses nouveaux collaborateurs. Plus vite ils se sentiront à l’aise au sein des équipes de l’entreprise, plus vite ils seront performants.

Autrement dit : recruter la bonne personne ne suffit plus, il est indispensable d’accompagner celle-ci et de mettre en place une vraie stratégie d’onboarding !

Voici 5 conseils essentiels à suivre pour réussir l’intégration de nouveaux collaborateurs.

  • Préparer le poste de travail en amont !

Cela peut paraitre anodin, mais dès son premier jour, le nouveau collaborateur doit accéder aux meilleures conditions de travail et sentir que son arrivée était attendue au sein de l’équipe qu’il intègre. Lui préparer un environnement de travail adéquat (fournitures, bureau, ordinateur et identifiants informatiques, tenue de travail si besoin…) participe à le mettre en confiance et à lui montrer que son arrivée a été organisée et prévue au mieux. Tout doit être prêt le Jour J !

  • Informer ses équipes de l’arrivée du nouveau collaborateur

Démarrer un nouveau job, dans une nouvelle entreprise, c’est aussi intégrer une équipe qui se connait déjà. Si les employés sont au courant du recrutement en cours, s’ils sont informés de l’arrivée d’un nouveau venu, ils se montreront plus accueillants et bienveillants envers lui.

Il ne faut donc pas hésiter à leur donner quelques informations : nom, prénom, parcours & éventuellement expliquer les fonctions qu’il occupera au sein de l’équipe.

De manière plus concrète, les collègues peuvent organiser un pot d’accueil, réaliser une vidéo de bienvenue avec des témoignages et une succincte présentation de l’entreprise. Il est essentiel d’avoir en tête le fait que ses collaborateurs directs seront la vitrine de l’entreprise au quotidien, ils lui transmettront ses valeurs et sa culture.

  • Lui faire découvrir la vie de l’entreprise

Le jour de son arrivée, il est nécessaire de lui faire visiter les locaux, les espaces de détente pour qu’il prenne possession des lieux. Il lui sera plus facile de s’y repérer seul par la suite et de s’y sentir à l’aise. Par la même occasion, on lui présente tous les services ainsi que ses collègues. L’objectif est de créer chez lui un sentiment d’appartenance afin d’amener une bonne ambiance de travail dès sa prise de poste.

  • Désigner un tuteur opérationnel

Autre conseil pratique pour une intégration réussie : l’instauration d’un système de tutorat. Parmi les salariés de l’entreprise, il y a forcément des personnes qualifiées pour devenir de bons tuteurs : ils sont volontaires, pédagogues et patients et ont l’expérience de la fonction occupée par le nouveau collaborateur. Une fois identifiés, ces tuteurs doivent être formés à leur nouveau rôle dans l’entreprise, l’organisation doit de surcroit lui libérer du temps afin de remplir son rôle à 100 %.

Un vrai programme d’intégration et d’évaluation peuvent être mis en place, en accord avec le supérieur.

  • Réfléchir à l’intégration comme un processus étalé sur plusieurs mois !

L’accueil mis en place sur les premiers jours doit être optimisé, mais l’entreprise ne doit pas s’arrêter là ! On estime que la période d’intégration effective dure entre 3 et 12 mois, selon les profils & les postes concernés. Sa finalité est de permettre au nouvel arrivant de comprendre ce que l’on attend de lui. Le manager doit donc veiller sur le moyen terme au bien-être de son nouveau collaborateur, lui fixer des objectifs qui serviront l’évaluation, établir une feuille de route avec des étapes, des rencontres & des bilans réguliers.

Nous conseillons aux entreprises de mettre tout en œuvre (solutions humaines, IT et matérielles) pour ne pas mettre en péril les bénéfices d’un processus de recrutement mené à bien. Pour les accompagner dans ce processus, il existe des logiciels d’onboarding pouvant grandement leur faciliter le parcours d’intégration. En effet, la phase d’onboarding doit être considérée comme l’épilogue de la phase de recrutement et faire la part belle à une marque employeur accueillante et attractive ! 

Alexandre Diard

Directeur Marketing & Sales Enablement chez Peoplespheres
Alexandre Diard

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