Créer un nouvel environnement de travail pendant la pandémie

En dépit des énormes bouleversements auxquels les entreprises ont été confrontées au cours des 18 derniers mois, au sein de leur personnel, le besoin de communiquer et de collaborer est resté manifeste. La pandémie a même poussé les employés à chérir plus que jamais ces instants de relations humaines.

Cela étant dit, alors que leur personnel commence à faire son retour sur le lieu de travail, et compte tenu du nouvel environnement hybride, les dirigeants doivent reconcevoir et transformer leurs locaux afin de favoriser la collaboration entre équipes et d’encourager la flexibilité.

Naturellement, cette restructuration de l’environnement professionnel peut être une tâche compliquée. Celui-ci doit être adapté à des employés aux profils et modes de fonctionnement variés. Il n’en reste pas moins que l’heure est venue pour les entreprises de proposer des espaces et systèmes plus collaboratifs pour satisfaire les besoins de leur personnel dans le contexte actuel.

De la nécessité de créer des espaces de collaboration

Les employés de bureau innovent et créent plus facilement en échangeant leurs idées. Cela peut paraître évident, mais l’objectif d’un espace collaboratif est d’encourager et de favoriser ce type de pratiques. Les résultats peuvent s’avérer réellement bénéfiques pour l’entreprise, cette approche permettant en effet aux équipes de gagner en productivité et d’améliorer leurs performances.

Les employés passent de toute évidence une bonne partie de leur temps en réunion. Une enquête publiée récemment a ainsi révélé que les employés de bureau français y passaient déjà 25 heures par mois[1] avant la pandémie. Et vu le nombre incalculable d’heures passées en visioconférence au cours des 18 derniers mois, il ne fait aucun doute que ce ratio a augmenté.

Bien que tout le monde ignore ce qu’il en sera dans un monde de travail hybride, il est important de veiller à ce que l’ensemble du personnel soit aussi créatif, efficace et productif que possible.

Fort heureusement, grâce aux progrès des technologies de collaboration, il est aujourd’hui plus simple que jamais pour les entreprises de tirer pleinement parti de leurs réunions, que leurs équipes travaillent au bureau ou à domicile.

Faire le point

Pour réinventer votre lieu de travail, commencez par distinguer ce qui fonctionne du reste. Parlez avec vos équipes, et tenez compte de leurs commentaires ; ce nouveau cadre leur étant principalement destiné, ils/elles peuvent vous aider à mettre en place les technologies et à créer l’environnement professionnel adéquats.

Le pire serait d’introduire des outils de collaboration ne convenant pas à toutes les parties prenantes. En plus de leur coût pour l’entreprise, celles-ci susciteraient alors la frustration des utilisateurs et nuiraient à la productivité des employés.

À quelle fréquence vous attendez-vous à accueillir vos employés dans vos locaux ? Combien de personnes travailleront plus régulièrement de chez elles ? Quelles sont les réunions essentielles, et quand sont-elles prévues ? Toutes ces questions valent la peine d’être posées après une prise de recul.

Idéalement, ces considérations devront également être prises en compte pour évaluer votre plan de développement actuel et futur. Par exemple, certains employés ne sont peut-être pas encore prêts à faire leur retour au bureau, mais ce même environnement conviendra-t-il lorsque vos effectifs seront plus nombreux ? Parallèlement, il est également bon d’envisager qu’un bon nombre de collègues continueront de participer à des réunions à distance. En d’autres termes, toute nouvelle configuration doit vous permettre de soutenir votre personnel travaillant en présentiel ou à distance.

Toutes ces considérations vous aideront à adopter la bonne approche pour votre entreprise.

Pas de salle de réunion ? Aucun problème

L’un des principaux avantages de la création d’espaces de travail collaboratifs… est justement qu’il n’est plus nécessaire d’avoir des espaces prédéfinis. Plus besoin de réserver ou de trouver des salles de réunion, ou de s’occuper de construire ou d’équiper les pièces comme il se doit.

Les entreprises peuvent ainsi créer des environnements professionnels n’importe où, par exemple dans des zones de détente. Il suffit pour cela d’ajouter une variété de tables mobiles dans les locaux. Ces tables permettront de créer librement des environnements de travail adaptés aussi bien pour trois que pour sept personnes.

Il conviendra également de mettre en place des solutions visuelles adéquates, afin de soutenir la collaboration entre équipes et de faciliter les présentations. La clé sera l’installation d’écrans mobiles : contrairement à leurs équivalents à fixation murale, ces solutions agiles et flexibles offriront une simplicité d’utilisation et une accessibilité accrues, au gré des besoins des utilisateurs.

Ces outils doivent également être adaptés à leur environnement et au personnel. Par exemple, les grands écrans ne sont pas forcément plus indiqués. Un modèle inclinable peut convenir à certains, mais pas à d’autres, et les technologies les plus simples sont souvent celles qui obtiennent le plus vite l’adhésion du personnel. Cependant, il faudra également que les solutions sélectionnées fonctionnent aussi bien pour les employés travaillant sur place ou à distance — en particulier ces derniers, afin d’éviter qu’ils se sentent isolés lorsqu’ils ne sont pas physiquement présents.

Pour les salariés présents au bureau, il peut être intéressant d’envisager des solutions permettant d’organiser des réunions interactives et collaboratives en visioconférence. Celles-ci peuvent également fournir des informations relatives à la température, à la qualité de l’air, à l’humidité, et à l’occupation et à la luminosité des pièces dans lesquels ils sont installés. Les fonctionnalités de ce type seront essentielles dans l’environnement professionnel de demain, et offrent aux entreprises l’opportunité de prendre une longueur d’avance.

Accessibilité pour tous — tirer pleinement parti de l’environnement de travail

Réinventer et créer un environnement de travail accessible et adapté au nouveau modèle hybride sera un sacré défi. Il sera essentiel de trouver le bon équilibre pour satisfaire votre personnel travaillant en présentiel et à distance, et soutenir une communication et une collaboration efficaces.

Cherchez également à vous renseigner sur les technologies collaboratives à votre disposition, et choisissez des solutions que vous pourrez améliorer si le besoin se présente. La mise en place d’un environnement ouvert, simple d’utilisation et équipé des technologies adéquates stimulera la créativité et la coopération, et contribuera grandement à convaincre vos salariés de revenir au bureau.

[1] Étude menée par Censuswide pour le compte de Sharp Europe auprès de 8 044 employés de bureau de petites et moyennes entreprises (100 – 499 employés) au Royaume-Uni, en France, en Italie, aux Pays-Bas, en Suède, en République tchèque, en Pologne, en Slovaquie et en Allemagne, octobre 2017.

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